De la comptabilité

Mise en œuvre

1. Analyser le processus (a.)

Etapes Agent Chef

de poste Secrétariat Chef d’unité Service Comptabilité

Saisie de la facture dans le logiciel GESSICA :

il en ressort la note de frais X

Signature de la note des frais X

Transmission de la note de frais et de la facture au chef de poste X

Signature de la note de frais X

Transmission de la facture

et de la note de frais au secrétariat X

Transmission de la facture au chef d’unité  Vérification de la note de frais  Transmission de la note de frais au chef d’unité X

Signature de la note de frais  Transmission de la note de frais au secrétariat X

Validation de la note de frais  Transmission de la note de frais et de la facture au service comptabilité X

Photocopie des documents et classement X

Traitement de la demande et remboursement  Classement X

Paiement X

b. Il n’y a pas de clients externes, le processus a lieu au sein de l’entreprise.

c. Le principal acteur de ce processus est l’agent, ses attentes concernent le remboursement pour le déplacement professionnel qu’il a effectué.

d. Les différents acteurs sont dans une dépendance mutuelle. En effet, le travail d’un dépend du travail de l’autre en fonction de sa rapidité et de son efficacité. Si l’acteur précédant ne rend le travail dans les délais, le travail de l’autre sera retardé également ou encore, si l’acteur précédant ne rend pas un travail efficace, le travail de l’autre ne sera pas efficace non plus. Au final, c’est tout le processus qui en sera affecté.

e)La note de frais a été éditée soit à l’étape n1/2 soit à l’étape 3 : car il n’y a pas de signature de valideur

II. Compléter la fiche de processus

Fiche de processus : remboursement des notes de frais

Activité Résultat attendu

Agent -Saisir sur l’application Gessica les informations concernant la mission à l’aide des justificatifs.

-Editer la note de frais et la signer

-Transmettre la note de frais

accompagnée des factures justificatives à son chef de poste

Toutes les informations utiles au remboursement des frais avancés lors d’une mission professionnelle doivent être saisies sans omission ni erreur

Chef de poste -Signer de la note de frais

-Transmettre la note de frais et de la facture au secrétariat

Secrétariat -Transmettre

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