Cycle des encaissements (revenu et compte à recevoir)

Cycle des encaissements (revenu et compte à recevoir)

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1. Commande

• Commandes rentrés comme il le faut et au complet  (validation par courriel avec client)
• Impossible de passer une commande pour un client non autorisé
• Stocks vérifié pour voir si nombre suffisant pour répondre à commande
• Rapport émis lorsque niveau de stock trop faible
• Accès informatique restreint au fichier maître des clients

2. Autorisation de crédit

• Vérification de limite de crédit avant expédition de marchandise  

3. Expédition

• Expédition donne lieu à facturation
• Stocks réduits lorsque expédié

4. Facturation

• Facturation conforme

• Bon compte-client
• Bon prix (Fichier maître des prix des produits)
• Bonne quantité

• Accès informatique restreint
• Autorisation de modification (+ contre-autorisation)

5. Réception des recettes

• Perception des recettes en temps opportun (+ temps est long, + recouvrabilité est compromise)
• Système informatisé permettant de faire un suivi des clients en souffrance
• Contrôle sur les notes de crédit : On doit valider la note de crédit autorisée

6. Dépôt dans le compte bancaire

• Diminution des comptes-clients

• Bon compte
• Bon prix
• Bonne quantité

• Recettes encaissées dans compte bancaire et non dans les poches des employés
• Séparation de fonction : Personne qui a accès physiquement aux chèques n’est pas celle qui encaisse le chèque

Cycle des décaissements (achats et payable)

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1. Passer la commande

• Approbation des commandes

• Qui peut commander
• Qui peut autoriser une commande
• Montant limite de commande

• Bon de commande créé avec

• Bonne quantité
• Bon prix

• Suivi des commandes

2. Réception de la marchandise

• Bon de réception créé lors de la réception de marchandises
• Comparaison entre bon de réception et bon de commande

3. Facturation

• Paiement de marchandise qui a été commandée et reçue

• Apparier la facture, le bon de commande et le bon de réception

4. Paiement

• Autorisation des paiements
• Paiement pour commandes qui ont été vérifiées à #3

5. Décaissement

• Conciliation avec paiements et sorties de fonds (Conciliation bancaire)

Cycle des salaires

TYPES DE SYSTEMES

• Employés salariés
• Employés à salaire horaire

CONTROLES PRINCIPALES

Employés salariés

[pic 3] Fichier maître de la paie (salaire/employés)

• Sécurisé (contrôles d’accès)
• Autorisation requise pour effectuer changements

• Salaire
• Ajout d’employés
• Retrait d’employés

• Vérification des changements

• Salaire
• Ajout d’employés
• Retrait d’employés

• Conciliation des salaires

Employés à salaire horaire 

[pic 4] Fichier maître des heures travaillées

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