Procédure Achats

Etapes

Intervenant

Principales règles de gestion

Expression du besoin

Direction Générale

Responsable de chantier

Déclaration du besoin : Après avoir détecté une insuffisance, un manque de matière ou de fournitures ou encore une réparation à effectuer, un investissement, un projet à effectuer…

Référencement Article

DG

Responsable chantier/Gestionnaire Atelier

Responsable Approvisionnements

• Le besoin de développement d’article est exprimé par la Direction Générale ou responsable de  chantier/Gestionnaire Atelier.
• Si l’article est facturé, la commande d’échantillon suit la procédure normale d’achat. Si l’article n’est pas facturé, le responsable développement (Le service approvisionnements) prospecte les fournisseurs, négocie le prix, les modalités de paiement et le délai de livraison et passe la commande d’échantillon par mail. Lors de sa réception, l’échantillon passe directement à la validation.
• Validation de l’échantillon.

Calcul, analyse et validation du besoin

Responsable Approvisionnement

Après la réception de la demande, Le Responsable Approvisionnement procède à la vérification du stock :

•  Stock disponible: On assiste à une satisfaction immédiate du besoin en établissant un Bon de prélèvement (suivant la procédure Sortie Magasin)
•  Stock non disponible : Analyse du besoin et saisie de la demande d’achat.

- Le responsable approvisionnement consolide les demandes d’achat des différents demandeurs si besoin.

Une analyse de l'historique des mouvements des articles ou un engagement de la part du demandeur peuvent servir comme base de calcul et détermination des besoins.

Traitement et lancement de la DA sur SAGE

L’approvisionneur /Le demandeur (Le gestionnaire)

Saisie de la demande d’achat sur SAGE en précisant la désignation de l’article, la famille d’achat, la quantité, la section (Le chantier) et le délai souhaité.

Identification du besoin par familles

Responsable achats

Le service achats segmente les demandes achats par familles afin d’affecter la politique achat à chaque famille.

Sourcing et des fournisseurs

Responsable achats

1. Réaliser un inventaire des fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise.
2. Identifier les sources d’informations qui permettront d’identifier les meilleurs fournisseurs.
3. Etablir la RFI.
4. Collecter les réponses à l’aide de la RFI.
5. Rencontrer les fournisseurs.
6. Analyser les informations recueillies des fournisseurs.
7. Etablir la short-List des fournisseurs retenus pour participer à la consultation.

Prospection des fournisseurs: 

Le Responsable Achat lance la prospection des fournisseurs susceptibles de fournir le produit/Service demandé, en se basant sur :

• Le référentiel des fournisseurs existants.
• Les visites des représentants.
• Les annuaires et la presse professionnelle.
• La recherche sur Internet
• Les salons professionnels

Le responsable Achats contacte plusieurs fournisseurs pour faire un comparatif.

Envoi des RFI

Responsable achats

La RFI (Request For Information) permet  aux acheteurs de présélectionner leurs fournisseurs au moyen de critères objectifs. Elle permet de mesurer la faisabilité d'un projet sur un plan technique et financier. Elle peut prendre la forme d'un dossier ou d'un questionnaire à retourner par les fournisseurs, ou encore d'un formulaire en ligne à compléter.

• Définir les principales thématiques de la RFI telles que l’offre de service, la solvabilité financière, la compétence industrielle, les moyens de production, la démarche qualité, les références et le contact commercial.
• Envoyer directement la RFI aux fournisseurs en leur indiquant une date de retour.

Présélection des fournisseurs

Responsable achats

Service technique

Choix du fournisseur: 

Le responsable Achats procède à la comparaison des offres et choisit le fournisseur en se basant sur les critères suivants:

• Le prix de revient (en tenant compte les remises, les frais de livraisons, etc...).
• La qualité du produit ou service.
• Le délai et le moyen de livraison.
• La possibilité d’acheter en petite quantité (ou en très grande quantité).
• Le délai de paiement accordé par le fournisseur.
• Le Service Après Vente.
• La garantie.
• Possibilité de retourner les produits en excédent.
• Possibilité de réassort, s’il en manque.
• Flexibilité du fournisseur sur les délais, livraison et facilité de paiement.
• Capacité, fiabilité et réputation.
• Situation géographique.
• Partenariat (plutôt que de changer le fournisseur ou de multiplier les fournisseurs).

Sauf s’il y a une situation de monopole, un produit  (ou un service) peut être acheté chez  les différents fournisseurs.

Négociation et contractualisation

Responsable achats

Direction générale

Négociation :

Le Responsable Achat est amené à prendre en mesure lors de la négociation certaines considérations clés :

•  Le prix ;
•  Le rapport qualité-prix ;
•  Les délais de livraison ;
•  Les conditions de paiements ;
•  Le service après-vente et les arrangements en matière de  maintenance ;
• La gestion des conflits si la commande reçue n’est pas conforme.
•  Le transport
•  La qualité du service
•  La formation des équipes sur les produits ;
•  Le guide des installations des produits lors de l’achat de Machine

Le responsable achat ne peut sélectionner un fournisseur qu’après la comparaison avec minimum un autre Devis.

-Si l’achat est d’un montant supérieur à 50 000 DH, un tableau comparatif des offres doit être établi et validé par le directeur général avant la transformation de la demande d’achat en bon de commande définitif.

Contractualisation :

Quatre conditions essentielles de validité sont requises :

• La capacité de contracter : l’acheteur et le fournisseur doivent notamment avoir le pouvoir d’engager leur entreprise.

• Un contenu certain : ce qui engage les parties (le bien à vendre, la prestation à réaliser…) doit être déterminé explicitement.

• Un contenu licite : les raisons motivant le contrat doivent exister, respecter la loi, être en conformité avec l’ordre public, sans quoi le contrat est annulé

Validation des devis

Responsable achats

Service technique(Chantiers)

Direction générale

Après la phase de négociation, et la validation des critères ci-dessous

•  Le prix ;
•  Le rapport qualité-prix ;
•  Les délais de livraison ;
•  Les conditions de paiements ;
•  Le service après-vente et les arrangements en matière de  maintenance ;
• La gestion des conflits si la commande reçue n’est pas conforme.
•  Le transport
•  La qualité du service
•  La formation des équipes sur les produits ;
•  Le guide des installations des produits lors de l’achat de Machine.

On passe à la validation définitive des devis par l’attribution du marché au(x) fournisseur(s)

Validation de la

 facture pro-forma

Direction générale

Service achats

Après la réception de la facture pro-forma, le responsable achat import procède à l’estimation du prix de revient.

La facture pro-forma et la fiche d’estimation du prix de revient doivent être validées par la Direction Générale et le Demandeur.

Transformation

 de la DA en BC

Service achats

Consultation des demandes d’achat saisies .Si la demande est valorisée et en faveur d’un fournisseur, elle sera transformée directement en BC. Si le cas échéant, le service achats lance la consultation.

Validation du Bon de Commande

Responsable chantier

Gestionnaire Atelier

Direction générale

Le directeur général valide les bons de commandes sur SAGE après la validation du responsable chantier ou le gestionnaire Atelier. 

Attribution de la commande au(x) fournisseur(s)

Responsable achats

Après la validation du Bon de commande sur SAGE, le responsable achats édite le Bon de commande et l’envoie par Mail au fournisseur contre accusé de réception.

Le bon de commande doit faire apparaître les éléments suivants :

• Numéro du bon de commande ;
• Date de la commande ;
• Nom du Fournisseur
• Prix HT  par article ;
• Quantité commandée par article ;
• Désignation par code article ;
• Conditions de paiements et de livraison.

Le Bon de commande est édité sous le SI en 3 copies : 1 pour le service Achats, 1 pour le service comptabilité, 1 pour le magasinier.

Dans les achats  Import la validation de la Proforma fait office de validation de commande.

Ensuite l’acheteur envoie la Proforma signée et Cachetée au Fournisseur, ensuite saisie le bon de commande sur SI pour garder une traçabilité en interne et pour une deuxième validation sous SAGE de la part de la DG.

Suivi de la commande locale

Responsable logistique

Responsable achats

Le responsable Achats Local consulte régulièrement l’état des commandes non livrées, et relance le service logistique afin d’éviter tout retard de livraison.

En cas de litige, le responsable Achats s’occupe du traitement des réclamations et la gestion de tout éventuel dysfonctionnement.

Suivi des commandes Import

Responsable Achats Import

Responsable Logistique

Service Importation

Le suivi des commandes Import est assuré par:

Le responsable achats import : Consulte régulièrement l’état des commandes non livrées classées par ordre de priorité,  relance les fournisseurs pour le respect des dates d’embarquement et relance le service importation pour le suivi du FRET jusqu’à l’arrivée au Maroc afin d’éviter tout retard de livraison.

En cas d’un règlement anticipé ou ouverture de la lettre de crédit, la copie du Swift est envoyée au fournisseur

Le Service Importation:

• Il prépare l’engagement bancaire, procède à l’ouverture de la ligne de crédit et Il prépare le règlement du fournisseur (si le fournisseur a déjà perçu une avance).
• Il consulte et valide les devis des transporteurs en cas d’achat en FOB /EXW  et assure le suivi de l’acheminement de la marchandise à l’aide du numéro du conteneur fourni par l’acheteur.
• Il prépare le dossier import qui contient : la facture Pro-forma, la facture définitive, la liste de colisage, connaissement /LTA/ Lettre de voiture, et transmet  une copie au transitaire après réception de l’avis d’arrivée.

Le transitaire :

Une fois la marchandise est arrivée sur le territoire marocain, le transitaire assure le suivi  des procédures administratives pour récupérer la marchandise du port : déclaration et dédouanement de la marchandise et règlement des différents frais.

Le Responsable logistique :

Il s’occupe ensuite  du transport de la marchandise jusqu’au siège de la société et il transmet le dossier import au service financier.

Programmation des livraisons

Responsable logistique

Achat local :

Une fois le BC est validé et envoyé au fournisseur, le responsable logistique s’occupe de la programmation des livraisons des fournisseurs vers l’atelier ou bien chantiers, soit par les moyens de l’entreprise soit par un sous-traitant.

Achat international :

Une fois la proforma est validée ainsi que le BC, le responsable logistique lance la prospection des offres susceptibles à choisir le prestataire que s’occupera du post-acheminement après l’arrivée de la marchandise au territoire marocain.

Réception de la marchandise

Magasinier

Contrôle de qualité/Gestionnaire

Lors de la réception, le magasinier assure le contrôle de la quantité en rapprochant les quantités sur le bon de commande  / Liste de colisage avec celles reçues alors que le chargé du contrôle qualité assure le contrôle de la qualité des articles.

-  Avant de signer le bon de livraison et d’accepter le colis, il est nécessaire de :

• Procéder à un examen rapide de l’état de la marchandise.
• Vérifier que le bon de livraison / Liste de colisage correspond à la marchandise livrée.
• Vérifier que la marchandise livrée correspond à la commande effectuée.
• Vérifier que l’état du conteneur  les bandes adhésives et/ou sangles sont d’origine et intactes.
• Vérifier si le nombre et les marques des colis correspondent aux indications de la liste de colisage.
• Aucune réception ne doit être faite sans bon de commande.
• En cas d’une livraison incomplète ou non conforme : le réceptionniste effectue la réception, marque le reste à livrer et informe l’approvisionneur de son constat.
• Les personnes présentes lors de la réception doivent signer le bon de livraison.

Gestion des retours

Magasinier

Responsable achats

Responsable approvisionnements

En cas de livraison d’une marchandise non conforme ou incomplète :

 Les Retours marchandises avant saisie de la réception sur SI :

• Si la marchandise est non conforme ou incomplète, le magasinier doit refuser la réception et mentionner ces réserves sur le bon de livraison :
• Réserves justifiant le refus de la livraison (indiquer ce qui est cassé, écrasé, détruit, etc.) en cas de marchandise endommagée ;
• Signaler les éléments manquant en cas de marchandise incomplète.
• Signaler les défauts de qualité.
• Le Responsable Achat doit réclamer, par mail, au fournisseur les articles non encore reçus.
• Les retours doivent être saisis dans un suivi qui permettra d’évaluer les fournisseurs.

Les Retours marchandises après saisie de la réception sur SI :

• Le magasinier enregistre le retour sur le système en éditant un bon de retour qui doit être accusé par le fournisseur et présenté au service Comptabilité afin d’exiger un Avoir.
• Lors ce qu’il s’agit d’un achat import, une réclamation en bonne et due forme est rédigé par le service qualité / production et est ensuite transmise au fournisseur pour demande d’un avoir financier.

Saisie de la réception sur SI

Magasinier/Gestionnaire

• Le magasinier saisi la réception sur SAGE en mentionnant la famille d’achats, le fournisseur, le numéro de BL, code et libellé article, la quantité livrée et le numéro du bon de commande.
• En cas d’une importation, le magasinier remplace le numéro du bon de commande par le numéro du dossier Import.
• Il édite le bon de réception et le joigne au BC et au BL et le transmet au service achat.
• Après la réception, le magasinier doit impérativement informer le demandeur, le responsable achat. (et le service import) de la réception.

Vérification de la liasse comptable et préparation du règlement

Coordination/ Service Règlement

Le service coordination procède au rapprochement et vérification de la liasse achats. Ensuite la préparation du règlement et sa signature par la DG.

Règlement et comptabilisation

Finance

• Le service comptabilité reçoit le BC, BL, BR, l’ODP validé et les joigne avec la facture.
• Enregistrement du règlement sur SAGE.
• Comptabilisation du règlement.