Lettre. Objet: Amélioration de traitement de commande.

AVERGE                                                    Casablanca, le 9/11/2016

Assistante e gestion                                               A M. le directeur

Note de synthèse

Objet : Amélioration de traitement de commande.

Suite a votre demande  pour analyser a situation de traitement de commande  et les propositions de changement envisagées.

Le travail sera divisé sur deux parties :

• Analyse de la situation
• Solution proposé

I-Analyse de la situation :

Le processus de traitement des commandes est actuellement à l’origine de l’émission de nombreux documents papier qui cerclent entre  les différents  acteurs, dernièrement le service commercial reçoit de nombreuse réclamation  des clients, a cause de  plusieurs problèmes dans les différents services sont :

• Processus de traitement trop long qui occasionnent des retards
• Création de document en plusieurs exemplaires et stockage dans plusieurs services (service commercial, service facturation, service livraison).
•  Pas de centralisation de dossiers clients ce qui permet au service commercial de suivi les commande et de répondre aux questions des clients.
• Perde de temps dans la transmission des documents d’un service à un autre.
• Envoi le bordereau en deux étape.

II-solution proposé :

A-informatiser la procédure :

L’entreprise a des solutions pour informatiser la procédure qui sont les suivants :

• Prévoir une centralisation de dossier client par l’assistant de gestion de service commercial.
• Prévoir l’achat d’un scanner et d’un logiciel d’OCR pour numériser les bons de commande reçus.
• Mettre en place une gestion informatisée pour le traitement des commandes et la facturation avec un logiciel spécialisé qui permettrait une gestion des stocks, un établissement des avoirs.
• On peut envisager également la mise en place d’un logiciel de PGI.

B-Mettre en place un archivage.

Pour l’archivage doit Prévoir un archivage des dossiers clients dans un local adapté, et un nouvel aménagement sécurisé à prévoir.

C-informer le personnel :

Pour informer le personnel doit prévoir une réunion pour  présenter les solutions envisagées, et recueillir les propositions et discuter la mise en place d’un mode opératoire.

Je resterai à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Assistante de gestion

Sara Ait Chabou

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