Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

Synthèse

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). L’employeur a également des obligations à l’égard du salarié.

Certaines entreprises peuvent avoir recours au dispositif du Titre emploi-service entreprise (TESE) destiné à leur faciliter l’accomplissement des obligations sociales liées à l’embauche (DPAE) et à l’emploi de salariés (contrat de travail, bulletins de paie, etc.). Les associations qui emploient au plus 9 salariés équivalents temps plein peuvent recourir au chèque emploi associatif. Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant de l’embaucher qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité lui permettant de le recruter sur cet emploi.

En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

A savoir

L’Urssaf met à la disposition des employeurs un ensemble de services en ligne, dans un espace sécurisé, leur permettant, notamment, de procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?

• Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

• Registre unique du personnel

• Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

• Déclaration des mouvements de main d'œuvre

• Visite médicale d'embauche

La déclaration préalable à l’embauche comporte les mentions suivantes :

1. Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;

2. Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;

3. Date et heure d’embauche ;

4. Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;

5. Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.

Au moyen de cette déclaration, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

1. L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévue à l’article R. 243-2 du code de la sécurité sociale ;

2. L’immatriculation du salarié à la CPAM prévue à l’article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de MSA prévue à l’article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ;

3. L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage prévue à l’article R. 5422-5 du code du travail ;

4. La demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévu à l’article L. 4622-7 du code du travail ;

5. La demande d’examen médical d’embauche, prévu à l’article R. 4624-10 du code du travail, ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à l’article R. 717-14 du code rural et de la pêche maritime ;

6. La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime

La DPAE est adressée par l’employeur :

1. Soit à l’organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale (Urssaf) dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié ;

2. Soit, s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de MSA du lieu de travail de ce salarié.

Cet organisme communique les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration, service, organisme ou institution concerné par l’une ou l’autre des déclarations ou demandes mentionnées ci-dessus, selon leurs compétences respectives.

La DPAE est réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

La DPAE est, par principe, effectuée par voie électronique.

Depuis le 1er octobre 2014, compte tenu des dispositions du décret du 17 juin 2014 cité en référence, les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente (c’est-à-dire au cours de l’année 2013) ont ainsi l’obligation d’effectuer leur DPAE par voie électronique (ce seuil est fixé à 100 DPAE pour les employeurs dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole ; il sera fixé à 50 à compter du 1er janvier 2015).

Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité fixée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, recouvrée et contrôlée selon les règles, garanties et sanctions relatives au recouvrement des cotisations de sécurité sociale. Les pénalités dues au titre d’une année civile sont versées au plus tard à la première date d’exigibilité des cotisations de sécurité sociale de l’année suivante.

Pour plus de précisions, on peut se reporter aux informations diffusées sur le site de l’Urssaf

Pour les employeurs qui ne

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