Fiche conseil pour être audité

Fiche conseil pour être audité

Tout le monde sera un jour audité dans sa vie professionnelle. Souvent mal compris, l’audit est source d’inquiétudes et d’interrogations pour les audités.

Quelques recommandations peuvent être mises en œuvre pour se préparer à l’audit et répondre aux deux types d’interrogations qui sont les interrogations de l’ordre des états d’âme et les interrogations de l’ordre des difficultés.

Les états d’âme de l’audité

L’audité peut ressentir de la peur et même parfois de la haine.

Faire faire face au sentiment de peur

• Exprimer : pour informer, pour influencer, pour se soulager, pour s'assurer et pour nourrir la relation
• Positiver son travail
• Utiliser les techniques de relaxation
• S’accepter comme on est avec des défauts - que l’on peut améliorer ou corriger - mais aussi des qualités
• Poser des questions

Faire faire face au sentiment de haine

• Comprendre la fonction positive de l’auditeur
• Faire reformuler
• Pratiquer la relaxation
• Exprimer sa crainte ou ce qui est vécu exactement comme sentiments par rapport à l’audit ou l’auditeur. Encourager l’auditeur à travailler ce ou ces points qui nous chagrinent plutôt que de les subir. Agir pour que la prochaine fois, nous soyons dans un sentiment d’ouverture et de créativité
• Développer les libertés : liberté de voir et d’entendre ce qui est ; liberté de ressentir ce qu’on ressent ; liberté de dire ce qu’on pense ; liberté d’informer les autres de ce qu’on veut plutôt que d’attendre qu’ils le devinent ; liberté de prendre des risques en son propre nom, surtout en ayant pris les quatre libertés précédentes.

Développer l’assertivité

L’audité, qui peut ressentir des craintes sur la qualité du travail, une contestation de la légitimité de l’audit ou l’auditeur, doit se préparer.

Faire face aux craintes sur la qualité du travail

• Proscrire le faux (conséquence disciplinaire car déloyauté)
• Faire part à l’auditeur des idées de simplification ou d’amélioration
• S’informer sur la vie de l’entreprise (lettre interne...)
• Résoudre toute situation conflictuelle
• Se former à la qualité
• Garder à l’esprit que l’erreur est humaine (Errare humanum est, perseverare diabolicum)
• Faire preuve d’esprit d’équipe avec stagiaires et/ou intérimaires
• Intégrer stagiaires et/ou intérimaires

Faire face à la contestation de la légitimité de l’auditeur ou de l’audit

• Préparer les éléments à faire remonter dans le cadre de l’audit (Fiche de non-conformité…)
• Communiquer entre collègues
• Etre transparent avec l’auditeur lors de l’audit
• Rester professionnel
• Etre assertif face à l’auditeur
• S’abstenir d’entrer dans un jeu (triangle dramatique)

Se préparer à l’audit

• Développer l’estime de soi
• Préparer l’audit (relire les procédures…)
• Poser des questions
• S’ouvrir aux autres
• Faire reformuler
• Participer aux formations internes à la qualité
• Remonter les dysfonctionnements et questions
• Organiser son temps pour être disponible lors de l’audit

Jérôme Turquey

Avril 2018

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