Démarche d'achats

SEANCE 1 – 30/01/17

LME : Loi de modernisation économique (2009)

        -------> délai de paiement de 60 jours max ou 45 jours fin de mois max

En général, les prix sont souvent liés aux fournisseurs. Mais, cela dépend de la taille du fournisseur avec qui l’Ese travaille (car ce fournisseur peut travailler avec des volumes bcp plus importants qu’avec d’autres Eses).

Le pouvoir de l’acheteur varie en fonction de la taille de l’Ese.

1/ Définitions

Achat = Acquisition d’un bien ou d’un service à un coût optimum et provenant des fournisseurs / prestataires compétents et fiables.

        Ils ont pour objectifs de maintenir un flux d’approvisionnement ou un service sans rupture pour assurer la production et/ou l’activité commerciale.

Lorsque l’on achète un B° ou un S°, on recherche : un niveau de service, qualité, innovation, chaîne logistique

Le coût optimum est le coût de revient total (matières 1ères, fabrication, main d’œuvre, marge, recyclage, produits défectueux, etc).

Fournisseurs / prestataires compétents et fiables :

• Sélection, audit et gestion de la relation

L’acheteur a des responsabilités éthiques (représenter l’entreprise dans n’importe quel pays, auprès des fournisseurs) et environnementales (Responsabilité Sociétale des Entreprises : environnement, économie, société).

2 catégories d’achats :

• Achats directs / de production
• Achats indirects : Déplacements (avec une agence de voyage), IT-télécom (sous-traitance de tâches informatiques), fournitures, ressources humaines (cabinet de recrutement), prestations intellectuelles (brevets), marketing.

Evolution des achats

Les achats sont passés d’une simple fonction administrative à un acteur stratégique = approvisionnement, contributeur majeur de l’amélioration des marges, sourcing stratégique + agilité

Le montant des achats va jusqu’à 60-80% du CA des Eses.

Les achats sont différents des approvisionnements. Les appros ont plus un rôle transactionnel alors que les achats sont décisionnels. L’acheteur va négocier avec les fournisseurs les prix, les quantités, les délais de livraisons. L’approvisionneur va lui gérer les stocks, s’occuper des livraisons, il exécute ce que l’acheteur va négocier.

Mais dans certaines entreprises, une personne peut-être à la fois en charge des approvisionnements et des achats. Tout dépend du contexte des Eses.

2 / Le processus achat

1. En amont : analyse des besoins et de la stratégie à employer (quels sont les fournisseurs sur le marché, les besoins de la société)
2. Consultation : Sourcing, appel d’offres, analyse des offres, négociation, contrat
3. Suivi

3/ La création de valeur par les achats

• Rationalisation des besoins (on identifie le besoin, on le clarifie pour établir une demande au fournisseur)
• Maîtrise des risques 
• Réduction des coûts / méthodologie
• Globalisation des achats
• Maintien de la compétitivité (innovation fournisseurs)
• Amélioration de la qualité produits et services
• Démarche RSE – achats responsables
• Optimisation des process achats
• Marketing achats -----> éclairage sur le marché et les tendances

La fonction achats est un levier incontournable de la profitabilité au sein de l’Ese.

L’acheteur doit réduire les coûts mais aussi conserver les marges de l’Ese, conclure des contrats de partenariats stratégiques avec ses fournisseurs, innover et s’inscrire dans une démarche d’achats responsables. C’est l’interface entre les services internes et les fournisseurs.

Qualités de l’acheteur :

• INTERNE

• Expert : savoir faire, produits et services, outils achats
• Bon communicant : interaction / coordination transversale avec autres départements
• Promoteur : orienté résultats, faire connaître la valeur ajoutée des achats

• EXTERNE

• Représentant de son organisation : valeurs, éthique
• Interface entre son organisation et les fournisseurs
• Prise de décisions

SEANCE 2 – 27/02/17

Le cahier des charges : A quoi sert-il ?

• La formalisation du projet : validation des besoins, des objectifs, checklist
• Quel va être le budget de développement ?
• L’appel d’offre : Doit être le plus clair et le plus schématiser possible. Moyen de communication entre fournisseurs et également au niveau interne.

Plan type de cahier des charges

1/ Cadrer le projet

1. Le contexte
2. La problématique
3. Les objectifs
4. Les enjeux

2/ Formaliser ses besoins

• Les besoins fonctionnels
• Les besoins techniques
• Les contraintes liées
• Les marges de manœuvre

3/ Prévoir les contraintes

• Le budget
• Le planning
• Les risques

4/ Obtenir les livraisons

Pièges à éviter

• Rédiger des spécifications incomplètes ou imprécises (entrainant une non-conformité des produits, de la sous ou sur-qualité, l’augmentation des coûts et des délais)

• Fournir trop de détails et exiger des fonctions en plus (risques : sur-qualité, augmentation des coûts et délais)

• Préjuger des solutions au lieu de recueillir des besoins

Les atouts d’un acheteur

• Créateur de valeurs
• Accompagnateur du changement
• Vecteur d’innovations fournisseurs
• Prescripteur
• Excellent communicant
• Fédérateur

Un bon CDC sert d’outil de communication et de dialogue entre l’acheteur et le fournisseur. 3 mots clés : clarté, pertinence et lisibilité. Le meilleur CDC est l’expression d’un compris entre les besoins et objectifs du client interne, et la faisabilité technique et financière, qui repose sur un partenariat entre acheteur et fournisseur.

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