Chapitre 1 Analyser les activités administratives

Chapitre 1

Analyser les activités administratives

Le chef d’entreprise prend au quotidien de multiples décisions relatives à la gestion. Un(e) assistant(e) de gestion PME-PMI efficace doit être en mesure d’aider dans la préparation et le suivi des décisions de l’encadrement. La situation de découverte proposée au travers des problèmes organisationnels chez Glob’Aventures positionne l’étudiant(e) dans une démarche d’analyse des activités administratives et de résolution de problèmes qui doit faciliter les prises de décision des managers. Ce cas permet d’appréhender à la fois l’aide à la décision et une méthodologie d’analyse et de résolution de problème administratif. Il propose une première approche des techniques et outils qui seront réactivés dans les autres chapitres du manuel.

Situation professionnelle : Glob’Aventures, p. 9

Réflexion, p. 10

1. Quels sont les problèmes posés par la fusion de ces deux entreprises ?

Proposition de réponse

Toutes les entreprises qui fusionnent sont confrontées à la même préoccupation de devoir harmoniser leurs pratiques de travail. La fusion induit donc divers changements : changements dans l’organisation, les méthodes de travail, les équipes en place, changement de la culture d’entreprise... Ces changements peuvent créer des tensions et des dysfonctionnements susceptibles de nuire à l’ambiance de travail et à la bonne santé de l’entreprise et de dégrader le climat de travail.

2. Quel intérêt présente un diagnostic interne ?

Proposition de réponse

Le diagnostic vise à identifier les forces et les faiblesses internes de l’entreprise ; il permettra d’analyser les dysfonctionnements pour essayer de les résoudre et améliorer le fonctionnement des différents services.

3. Quelles sont les grandes étapes d’un diagnostic ?

Proposition de réponse

Les grandes étapes du diagnostic interne sont : l’analyse de la situation problématique, la recherche de solutions, et la planification de ces solutions de manière concrète et réaliste.

Mise en œuvre, p. 10

1. Analyser les données

a. Calculez le taux d’absentéisme global et par catégorie de personnel et représentez graphiquement l’évolution des absences. Analysez ces résultats.

Quelques pistes

Les étudiant(e)s travailleront sur un tableur-grapheur pour réaliser les calculs demandés et feront une représentation graphique de l’évolution des absences.

Proposition de réponse

Catégorie

de personnel Nombre

de salariés Motifs Janv.

N Fév.

N Mars

N Avril

N Mai

N Juin

N Total

Personnel administratif et comptable 6 salariés dont 1 mi-temps et 5 temps pleins Maladie 3 6 12 10 9 13 53

Accident du travail 3 1 1 5

Autres 1 1 2 2 4 5 15

Total 4 7 17 13 14 18 73

Personnel vente 8 salariés

dont 6 mi-temps et

2 temps pleins Maladie 15 18 12 15 16 18 94

Accident du travail 1 4 2 7

Autres 6 5 2 4 5 7 29

Total 22 23 18 21 21 25 130

Organisateurs de voyages 6 salariés Maladie 1 2 3 1 7

Accident du travail 10 2 12

Autres 0

Total 1 12 5 1 0 0 19

Total des absences 222

Effectif total 20 Jours travaillés du mois 22 20 21 22 21 21 127

● Calcul du taux d’absentéisme global et par catégorie de personnel

Global 222 / (16,5 × 127) × 100 10,59 %

Personnel administratif et comptable 73 / (5,5 × 127) × 100 10,45 %

Personnel vente 130 / (5 × 127) × 100 20,47 %

Organisateurs de voyages 19 / (6 × 127) × 100 2,49 %

NB : les calculs sont réalisés en ETP (équivalents temps plein)

● Récapitulatif des jours d’absences par catégorie et par mois

Personnel administratif et comptable 4 7 17 13 14 18

Personnel vente 22 23 18 21 21 25

Organisateurs de voyages 1 12 5 1 0 0

● Représentation graphique de l’évolution des absences

Le taux d’absentéisme global est relativement élevé (plus de 10 %), ce qui représente un taux important pour une petite structure. Il atteint un pourcentage supérieur à 20 % pour le personnel de vente et supérieur à 10 % pour le personnel administratif et comptable. Seuls les organisateurs restent à des taux faibles, le nombre de jours d’absence en février étant dû à un accident du travail.

On constate par ailleurs une augmentation des absences au cours des trois derniers mois, notamment parmi le personnel de vente, mais aussi, dans une moindre mesure, parmi le personnel administratif et comptable, ce qui est regrettable dans un trimestre particulièrement important pour l’entreprise (davantage d’inscriptions et de départs durant cette période).

b. Analysez ces constats avec un outil adéquat de type Pareto ou ABC.

Proposition de réponse

Le diagramme causes-effets permet de

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