Cahier des charges pour l'organisation d'un événement

[pic 4]

Information sur le projet

Intitulé du projet : l’impact des TIC sur la rentabilité des entreprises

Le Maitre d’ouvrage : Youssef JALAL

Le Maitre d’œuvre : E-Project

Responsable : Mohamed BERRISSOUL

        Sommaire du cahier des charges

1. Contexte
2. Objectifs
3. Enjeux
4. Délégation
5. Résultats attendus
6. Besoins
7. Environnement
8. Contraintes
9. Planification du projet

1. Planification structurelle (Découpage du projet, Organigramme des taches)
2. Planification organisationnelle (Structure organisationnelle du projet, Modalités de contrôle et d’évaluation, Matri RACI, fiches de tache…)
3. Planification opérationnelle (Diagramme de Gantt et PERT)
4. Planification budgétaire (Tableau planification et de suivi budgétaire)

1. Risques

1. Identification des risques
2. Evaluation de l’impact des risques
3. Hiérarchisation via la matrice des risques
4. Fiches de risques

1. Contexte :

« Depuis environ 30 ans les TIC sont petit à petit apparues dans le monde de l’entreprise. Cette dernière s’est adaptée par la mise en place d’un management adéquat pour une meilleure communication autant interne qu’externe. Plus qu’une ouverture vers le grand public les TIC révolutionnent l’organisation interne de l’entreprise, les logiciels de gestion gèrent différentes taches comme les stocks ou la trésorerie. Le travail collaboratif est simplifié grâce à l’utilisation de l’intranet et de la messagerie. Le système « Wireless » ou « sans fil » maintient un lien permanent avec des collaborateurs en déplacement, tout comme la vidéo conférence. Tout cela génère un meilleur partage ainsi qu’une meilleure circulation de l’information interne ».

1. Objectifs :

• Réaliser une étude de qualité montrant l’impact des TIC sur la rentabilité de l’entreprise.
• Organiser une journée de présentation de l’étude.

1. Les Enjeux :

• Faire connaitre InformaTIC, ses produits et faire un coup de marketing à travers l’étude et sa publication et présentation.  
• Augmentation de la part de marché
• Devenir le numéro 1 mondial dans le domaine des TIC

1. Délégation:

• Tableau de délégation :

1. Les résultats attendus

• Augmentation du chiffre d’affaire de 10%

1. Les besoins :

Pour la réalisation de l’étude, on aura besoin de :

• (02) chercheurs dont un de formation académique et un praticien
• Moyens matériel et humains
• Délais : 31 semaines
• Budget : MAD 700,000

1. L’environnement :

La mise en place de la nouvelle technologie a accéléré la mondialisation des échanges, les frontières terrestres sont devenues virtuelles et les distances ont été supprimées par un simple clic de souris. Aujourd’hui en tant que particulier ou professionnel, nous sommes face à l’utilisation dans la nouvelle technologie dans notre vie professionnelle et même dans le fonctionnement de l’entreprise.

Pour s’adapter aux différentes mutations, toute firme est censée investir dans la nouvelle technologie, car cet investissement est l’un des principaux moteurs de la compétitivité qui permettent à l’organisation de garder la tête hors de l’eau pendant les périodes de crises et de récession.

L’importance relative à la technologie constitue une forte opportunité pour « InformaTIC », d’où la nécessité de se positionner et se distinguer par rapport à la concurrence à travers la réalisation d’une journée d’étude pour démontrer l’impact de la nouvelle technologie sur la rentabilité et même inciter les représentants invités à introduire la nouvelle technologie dans leur structure.

1. Les contraintes :

• Contraintes techniques :

• Processus de déroulement : réorganisation et affectation dans d’autres services.
• Disponibilité des informations (documents et référence)
• Absence d’un capitale expérience
• Disponibilité d’un amphi d’au moins 350 places pour les sessions plénières, équipé de moyens audiovisuels et notamment d’un vidéo projecteur

• Contraintes organisationnelles :

• Respect d’un mode de fonctionnement ‘’rôles, culture, fonctions, résistance au changement’’ ;
• Respect de la structure cible ;
• Absence de l’intranet ;
• La nécessité de recruter ce qui va prendre du temps et générer des charges ainsi que de sous-traiter quelques activités (Nécessité de contractualisation) ;
• Travail dans l’urgence par les salariés sous contrainte de temps, en horaire décalé ;
• Taches régulièrement interrompues (appels téléphoniques, modifications de demandes, remplacements…) ;
• Modification des plannings ;
• Respect de temps de travail.

• Les contraintes de réglementation :

• Obligation d’avoir une autorisation par les autorités locales.

• Les contraintes économiques :

On a classé par ordre d’importance les contraintes suivantes : contraintes de qualité, contrainte de coût, contrainte de délai

• Contrainte de coût : Compte tenu de la capacité financière de l'entreprise, il est important de respecter ce budget afin de pouvoir rentabiliser rapidement cet investissement.

1. Planification :

Planification Structurelle :

Le projet comprend trois activités :

[pic 5]

Graphique 1.0 : Work Breakdown Structure (WBS) - Structure découpage du projet en activités et sous activités :

[pic 6]

• Organigramme des taches :[pic 7]

Planification opérationnelle :

Graphique 2 : Organizational Breakdown Structure (Structure organisationnelle du projet)

[pic 8]

Les procédures de contrôle

• Surveiller la progression : Tableau de bord grâce notamment à des indicateurs de suivi

- Les rapports d’avancement

- PERT, GANTT

...