Affirmation de soi

AFFIRMATION DE SOI

L’organisation d’une réunion

Qu’est ce qu’une réunion ?

Assemblée de personnes qui forme un groupe plus ou moins homogène. C’est un outil pour atteindre des objectifs précis. La finalité de la réunion est qu’elle déclenche des actions précises et maitrisée.

Les différents types de réunion

La réunion d’information

Elle a pour but de rechercher, rassembler, organiser et traiter l’information des problèmes à prendre en charge.

La réunion de réflexion

Elle a pour objet d’échanger des idées, elle est plus du domaine de l’échange.

La réunion de négociation

Elle s’appelle aussi réunion de stratégie. Elle est composée de parties adverses et c’est celle qui a élaboré la stratégie plus opératoire qui influence le résultat.

La réunion de régulation

Elle permet à une équipe, à un bureau d’association par exemple, d’adapter des décisions à la réalité quotidienne et favorise les affrontements pour régler les problèmes entre les personnes.

La réunion de décision

Elle permet à une équipe qui a à étudier un problème, d’analyser es propositions pour décider des actions à entreprendre. Elle nécessite de faire un (des) choix pour aboutir à une (des) décision(s) finale(s).

Conditions pour avoir des réunions efficaces

1. Se réunir si c’est le moyen le plus efficace
2. Ne réunir que les persones concernées
3. Tendre à un nombre optimum de participants
4. Se réunir sur un objectif clair et précis
5. Favoriser la préparation des réunions
6. Favoriser la participation active de tous
7. Introduire de la rigueur dans le travail
8. Eliminer tout contact avec l’extérieur

Avant la réunion

Se poser les bonnes questions

Est-ce un bon canal ?

Quel(s) objectif(s)

Avec quels participants ?

Quand organiser la réunion ?

Où l’organiser ?

Préparer son bon déroulement

Présentation générale du sujet

Lister les points importants à soulever

Préparer la documentation éventuelle

Bien communiquer les informations

Etablir convocation à l’avance avec :

• ordre du jour
• lieu, date, heure
• personnes ou groupe concernés

Pendant la réunion

Mise en route

Salutations, présentation des participants, disposition des individus en fonction de leur statuts/rôles, présentation de l’ordre du jour, changement éventuel de l’ordre du jour, procédure de prises de paroles, désignation d’une secrétaire, son rôle : prendre des notes, rédiger le compte rendu, gardien du temps.

Le déroulement

• Faire respecter le sujet, l’odre du jour, le plan de travail.
• Faire le point par rapport au plan.
• Formuler les conclusions intermédiaires.
• Accorder la parole.
• Utiliser les outils d’animation mis à disposition.
• Synthèse des décisions prises (qui fait quoi, quand, comment...)

Après la réunion

- Bilan de la réunion ;

- Objectif(s) atteint(s) ?

- Toutes les personnes concernées étaient présentes ?

- Les difficultés rencontrées ?

- Diffusion des documents ;

- Rédaction d’un compte rendu.

Quels sont les éléments qui doivent apparaître sur le compte rendu ?

Absents (excusés ou non), prises de paroles,…

Les qualités principales de l’animateur

Etre à l’écoute des participants

Avoir de l’assurance devant le groupe

Etre capable de réagir à des situations imprévues

Six attitudes de base

1. Obtenir la confiance

2. Ecouter

3. Stimuler

4. Développer l’esprit d’équipe

5. Promouvoir les potentialités de chacun

6. Favoriser la participation

Les acteurs d’une réunion

L’animateur

Le rôle de l’animateur est essentiel dans le bon déroulement d’une réunion. L’animateur est le pilote de la réunion.

L’animateur a trois fonctions :

1. Organiser.

2. Gérer.

3. Produire.

L’attitude de l’animateur

Il doit faire preuve :

• De convivialité et d’humour pour positionner la relation.
• De sérénité face aux incidents ou difficultés éventuelles.
• D’affirmation de soi et de tonicité.

Au niveau de la dynamique corporelle, il doit :

• Effectuer des déplacements.
• Ne pas se précipiter car c’est souvent un synonyme de malaise et de timidité.
• Faire ses interventions debout.
• Avoir une gestuelle.

Les participants

Les paricipants doivent être concernés par la réunion, compétents et motivés. Ils doivent préparer la réunion et être prêts à l’échange.

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