Situation professionnelle ASCA

Mission 1 : Décrire une procédure.

Question 1 : Justifiez l’intérêt de proposer un modèle unique pour les fiches de procédure. (Fiche outil 16)

Un modèle unique pour les fiches de procédure a pour intérêt de permettre d’avoir les mêmes fiches pour tout le monde et cela aide à la compréhension de tous. La fiche est alors définie comme une charte graphique.

Question 2 : Indiquez ce que décrira la future fiche de procédure. (Annexe 1)

La future fiche de procédure décrira les étapes de réalisation de la facturation d’un service de gardiennage à domicile.

Question 3 : Précisez à qui sera destinée cette fiche procédure et quel en sera l’objectif.

Cette fiche procédure est destinée à l’assistant.e et à la trésorière. Elle a pour objectif de servir à ceux qui interviennent dans la procédure mais aussi à ceux qui interviendront.

Question 4 : Expliquez à quoi servent les chiffres qui apparaissent dans le modèle de la fiche de procédure proposé par Leila Esposito. (Annexe 2)

Les chiffres qui apparaissent dans le modèle de la fiche de procédure indiquent les différentes étapes à réaliser dans un ordre chronologique.

Question 5 : Concevez la fiche de procédure souhaitée.

LOGO

Procédure de la facturation d’un gardiennage à domicile

Personnes concernées Assistant.e (A)

Trésorière (T)

Date de création Date à renseigner

Étapes

1 (A) Créer une facture en double exemplaire (modèle sur le serveur)

2 (A) Envoyer le 1er exemplaire de la facture au propriétaire du chien

3 (A) Classer le double de la facture de manière chronologique dans le classeur « En attente de paiement »

4 (A) Recevoir le chèque et le transmettre à la trésorière

5 (T) Encaisser le chèque après reception

6 (A) Apposer le tampon « PAYÉ » sur le double de la facture

7 (A) Classer le double de la facture dans un dossier qui porte le nom du propriétaire

8 (A) Ranger le dossier dans l’armoire dans l’ordre alphabétiquement

Mission 2 : Proposer des procédures pour la prochaine assemblée générale de l’association.

Question 6 : Listez les différents documents nécessaires pour convoquer et pour recenser les adhérents présents ou représentés à l’assemblée générale. (Annexe 3 et 4)

Les documents nécessaires sont :

- Convocation

- Feuille de présence (signature)

Question 7 : Précisez brièvement le contenu de chacun de ces documents.

La convocation :

- Indique le lieu et la date de l’assemblée générale

- Indique l’ordre du jour

- Indique le pouvoir de l’adhérent ou de l’adhérent qui représente un autre

La feuille de présence :

- Indique l’ensemble des adhérents à jour de leur cotisation

Question 8 : Indiquez les dates approximatives auxquelles ces documents doivent être réalisés.

Les dates sont les suivantes :

- Assemblée générale ordinaire se tient au mois de septembre

- Convocation transmise deux semaines au moins avant la date fixée

Mission 3 : Formaliser

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