Positionner son travail d'assistant

TD N° 1 : POSITIONNER SON TRAVAIL D’ASSISTANT.

Réflexion :

1. Pour recueillir les informations sur la fonction de Lucas Hanak, il faut consulter l’organigramme, la fiche de poste du Directeur Administratif et Financier, faire des recherches sur internet, interroger ses collaborateurs et l’assistante ou consulter la fiche métier à l’A.P.E.C...

1. Pour observer et recueillir des informations sur la mission de Lucile, il faut tout d’abord l’accompagner, observer ce que le manager demande à son assistante et prendre des notes, ce sont des missions plus ponctuelles, et pour recueillir les missions quotidiennes, consulter la fiche de poste de l’assistante et lui poser des questions.

1. Les sources  d’informations susceptibles de nous aider dans cette découverte sont :

• Sources internes :

-formelle : missions confiés par M Hanak à ses assistantes, dossiers traités par le service, revues de presse de l’entreprise, fiche de fonction du DAF, fiche de poste de l’assistante du service.

-informelles : interview des assistants et des autres collaborateurs du service, remarques des salariés enregistrés lors de conversation.

• Sources externes : dans la presse professionnelle, sur internet, sur la presse locale.

1. Ces observations, dans le cadre de notre stage, permet d’observer les tâches demandées à l’assistant, ainsi que de savoir ce que l’on attend de l’assistant de manager dans l’entreprise, quel est sa place, comment il doit positionner son travail, d’être capable de décrire le rôle que l’assistant rempli auprès du manager et comment il construit sa relation professionnelle avec lui.

Mise en œuvre :

1. Cerner la fonction du manager et son mode de management.

Fiche d’analyse de Lucas Hanak.

Ses missions, compétences, les mécanismes de coordination, qualités attendu chez ses collaborateurs (professionnalisme, dynamisme, indépendance de jugement, initiative, autonomie, esprit d’entreprise, résistance au stress)

2. Positionner la mission de l’assistante par rapport à la fonction du manager et décrire son rôle au quotidien.

Titre : fiche de poste, assistante de manager

Rubriques :

- Identification du titulaire

-Situation du poste : quel service ?

-Finalité : objectif principal.

-Contexte : avec qui est-elle en relation.

-Missions : tâches globale

-Activité du poste :

FICHE DE POSTE : ASSISTANT(E) DE MANAGER.

Identification :

Lucile Berthier

05.01.1984

BTS AM

Entrée dans l’entreprise : 14.05.2003

Situation du poste :

Assistante du directeur administratif et financier, Lucas Hanak, plus particulièrement dans le domaine des ressources humaines mais aussi sur d’autres dossiers en fonction des besoins.

Finalité :

Seconder et collaborer le manager, notamment dans le domaine des ressources humaines, et le soulager dans toutes les tâches qu’il délègue. Contribuer à l’efficacité du service.

Contexte :

Elle est dans un environnement juridique, droit sociale, elle utilise les technologies de l’information et communication. Elle est en relation avec tout le personnel, les responsables, hiérarchique, les représentants du personnel, les organismes sociaux, écoles, universités, sous-traitant, intérims…

Missions :

• Ressources humaines :

-Gérer les formations, les relations internes et sociales.

-Être à l’écoute du personnel et répondre à ses besoins. Les informer sur la législation sociale et les avantages sociaux.

-Assurer la gestion des entrées et sorties des salariés, mise à jour des dossiers individuels, suivi des dossiers maladie et des congés.

-Assurer l’interface de manière opérationnelle et réactive entre M.Hanak et le personnel.

-Aider au recrutement et faciliter l’intégration des nouveaux salariés.

• Administratives :

-Préparer les réunions avec les partenaires sociaux.

- Gérer les tickets restaurant.

-Etablir des tableaux de bord en vue de la réalisation du bilan social.

Activités du poste :

• Ressources humaines :

-Création et suivi du tableau de bord des recrutements en cours et à venir. Convocation pour les entretiens de recrutement.

-Débriefing des entretiens de recrutement avec le manager, puis en faire un compte-rendu.

-Convocation des personnes entrantes dans l’entreprise pour la signature des contrats et réception des dossiers administratifs.

• Administratives :

 -Envoi des lettres recommandées avec accusé de réception des courriers.

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