Conduire une réunion

Avant la réunion : organiser

1. Définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion

Pour définir les objectifs de la réunion, il faut savoir ce que l'on attend de la réunion.

L'objectif peut être d'informer (informer les personnels), de récolter des informations, d'échanger des idées, de résoudre un conflit…

L'ordre du jour permet de lister tous les points qui seront abordés lors de la réunion et qui devront permettre d'atteindre le ou les objectif(s) visé(s).

2. Sélectionner les participants à la réunion

Il faut sélectionner uniquement les personnes qui vont permettre d'atteindre le ou les objectif(s) de la réunion.

Il n'est pas utile d'être trop nombreux si on veut que tout le monde puisse s'exprimer.

3. Choisir la date, le lieu et l'horaire de la réunion

Le lieu doit offrir un nombre de places, du matériel et des équipements adaptés à la réunion et la date doit convenir à toutes personnes concernées.

La réunion peut se faire dans l'entreprise ou à l'extérieur mais dans ce cas il faut tenir compte du temps de trajet et du budget mis à disposition pour faire la réunion.

Les réunions du matin sont plus efficaces et des pauses doivent être prévues toutes les deux heures environ.

4. Envoyer des invitations ou convocations à la réunion

L'invitation ou la convocation par courriel doit préciser la date, le lieu et l'heure du début de la réunion, les détails de l'ordre du jour et éventuellement ce que les participants doivent préparer pour la réunion.

5. Définir le plan de déroulement de la réunion

A partir des objectifs et de l'ordre du jour, l'organisateur de la réunion doit définir pour chaque point qui sera abordé un timing, les supports à utiliser et les personnes appelées à intervenir.

6. Préparer les documents, les supports et les matériels à la réunion

Documents et supports : Diaporama, plaquettes, graphiques, échantillons, données comptables……

Matériels : Tableau avec papier ou tableau blanc et feutres,, vidéoprojecteur, connexion internet, crayons et papier, eau, boissons chaudes…..

Prévoir la disposition de la salle : en conférence, en "U", en "carré", en "cercle"….

Pendant la réunion : animer

1. Accueillir les participants à la réunion

L'animateur souhaite la bienvenue aux participants et les remercie de leur présence.

2. Se présenter et demander aux participants de se présenter

Pour que tous les participants puissent se connaître, il est intéressant que chacun précise son identité (prénom, nom) et son rôle/fonction dans l'entreprise.

3. Présenter l'objectif de la réunion

L'animateur rappelle l'objectif de la réunion, l'ordre du jour et le déroulement du planning de la réunion.

Un participant peut être désigné pour prendre des notes qui permettront de rédiger le compte rendu de la réunion.

4. Traiter les points prévus à l'ordre du jour et favoriser les échanges entre les personnes présentes

L'animateur respecte l'ordre du jour et les points à aborder et veille à ce que chacun puisse s'exprimer.

5. Clôturer la réunion

Pour conclure la réunion, l'animateur fait une synthèse de tout ce qui a été évoqué pendant la réunion.

Un questionnaire d'évaluation peut être distribué aux participants pour voir s'ils sont satisfaits du contenu et du déroulement de la réunion.

Après la réunion : faire une synthèse

1.Rédiger un compte rendu de la réunion

Le comte rendu doit être court et précis et doit :

- rappeler la date, l'heure et le lieu de la réunion, l'objectif et l'ordre du jour de la réunion.

- indiquer les participants à la réunion et leur fonction, indiquer les personnes absentes ou excusées.

- pour chaque point abordé, préciser les décisions qui ont été prises et les idées qui ont été proposées.

- préciser si une prochaine réunion est programmée.