Synthèse de l'organisation de l'Unicon20

I- Présentation de l’Unicon20

Les 7 thématiques :

1. Cahier des Charges
2. Formalités administratives

        Demandes municipales pour accueillir l’évènement, connaître le nombre de personnes autorisé à participer à l’évènement en fonction des différents plan (COVID-19, Vigipirate).

        Demande d’accès aux propriétaires des différents sites : Annexe 1

        Demande pour monter un chapiteau de compétition : Mairie

        Demande d’autorisation au conseil général (Assemblée délibérant sur la gestion du département), le CDOS Isère (Direction Départementale de la Cohésion sociale d’Isère).

        Demander la conseil auprès du CROS AURA (Centre de Recherche d’Optimisation Sportive Auvergne-Rhône-Alpes).

1. Organisation fonctionnelle

        La liaison avec les directeurs de compétitions est effectuée pas Connie Cotter et Kirsten Goldstein.

        Leur rôle est de regrouper et clarifier les attentes des directeurs sur tous les aspects de leu compétitions (le nombre de bénévoles, le matériel, les règles, le montage/démontage ...)

        Elles rassemblent leurs informations et leurs actions dans un Google Doc.

        Communication avec la plateforme sign-up genius sur Cloud.

        Utilisation du Cloud, de Google Drive, de YouTube et d’autres plateformes de communication.

1. Planification prévisionnelle
2. Gestion financière

        Le point administratif et finance est un élément majeur pour l’élaboration de l’évènement.

         En effet, il permet de définir les limites et les besoins financiers de l’Unicon 20. Cela aide également pour se repérer en classant toutes les revenus et dépenses de l’évènement.

        Les référents et membres de la gestion financière sont Thierry Soenen, Genevière Ilcinkas, François Wurmser et Didier Pérez.

        Sur la partie administrative, la commission a eu un fort soutien de Sylvain Préhu, qui est le directeur administratif de l’Unicon Sportive Léo Lagrange.

Bilan financier :

        Le budget de l’Unicon 20 est de 355 828,78 euros mais cela est sans compter la valorisation des bénévoles et mises à disposition d’équipement, le budget monte alors à 473 120,78 euros.

        Les principaux revenus de l’évènement sont les inscriptions payantes des compétiteurs et des accompagnateurs. On compte 1312 compétiteurs et 387 accompagnateurs attendus, ce qui revient à 309 328,78 euros, soit 87 % des ressources.

        De plus, on retrouve les subventions publiques qui s’additionnent aux revenues :

• Subventions publiques Directes : Grenoble Alpes Métropole (4000 euros) et Conseil régional AURA (5000 euros) + Ville de Grenoble (10 000 euros) = 5 % des ressources.
• Subventions publiques Indirectes : 12 000 euros de réduction des charges grâce à des aides de la Ville et de la Métropole principalement en termes de transport et communication (hors équipements sportifs mis à disposition).

        Il existe également une aide financière d’équilibre de l’UNSLL qui correspond à 12 000 euros, soit 3 % des ressources.

        Enfin il y a les revenues lors de la journée de l’évènement :

• Buvettes : 5000 euros
• Prestations animations : 15 000 euros
• Tombola : 2500 euros

        Ces derniers constituent 5 % des ressources.

Les dépenses engagées pour l’Unicon 20 :

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1. Analyse des risques
2. Parties prenantes

Les 5 problématiques transversales : 

1. Démarche partenariale
2. Gestion prévisionnelle des risques
3. Gestion administrative et réglementaire
4. Démarche DD
5. Démarche d’évaluation

II- Développement de 2 thématiques

1. La prise de poste

1. La gestion des risques potentiels

Définition

L’objectif de la gestion des risques est de prévoir, prévenir et être en veille de ce qu’il peut se passer durant l’événement. Il va falloir donc communiquer à l’avance et pendant l’UNICON, mais aussi mettre en place certaines conduites à tenir, certains corps de métier pour préserver la sécurité de tous.

• Pour certains risques, nous pourrons contacter certains organismes pour voir ce qu’ils préconisent ou obligent (exemple : pour la COVID-19, voir avec la mairie de Grenoble)

Nous avons déterminé cinq grands risques présents lors des championnats du monde de monocycle :

• Risque dû au COVID-19
• Risque de canicule
• Risque Vigipirate
• Risques concernant l’intégrité physiques des participants
• Risques dû à la circulation

1. COVID-19

Phénomène de l’année 2020, ce virus a stoppé notre monde pendant plusieurs mois et repoussé l’UNICON. Suite à cette crise sanitaire inédite, beaucoup de règles ont été instaurées par le ministère de la santé mais aussi par les différentes communes. Dans la gestion de ce risque, il nous faudra respecter les règles de la Mairie de Grenoble et de l’État mais aussi peut-être instaurer d’autres règles. Voici les différentes actions que nous pensons mener :

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