Rapport d'étude Terroirs de France

TERROIRS DE FRANCE        Le 26 février 2016

Prénom Nom        Directeur commercial

Assistante

RAPPORT D’ÉTUDE

Sur l’analyse des anomalies sur les trois secteurs.

PJ : Tableaux d’analyses + Diagramme de Pareto.

Monsieur,

Suite à l’analyse des anomalies sur les trois secteurs,  nous avons constatés de plus en plus d’erreurs dans la saisie des notes de frais, nous avons donc ciblés le type d’erreurs afin de remédier au problème.

Dans un premier temps, nous allons énoncer les différents problèmes,  puis dans un second temps, nous verrons les solutions envisageables afin d’améliorer la situation.

1. Les différentes erreurs constatées.

Un certain nombre d’erreurs ont été constatés dans la saisie des notes de frais :

• Codes erronés (26%)
• Erreur de calcul sur les frais de déplacement (24%)
• Montants justificatifs mal reportés (20%)
• Montant de justificatifs repas (12%)
• Manque de justificatifs hôtels (6%)
•  Montant repas supérieur au barème (5%)
• Usage véhicule non autorisé (4%)
• Manque de justificatifs divers (4%)

1. Les solutions envisageables

Les commerciaux devraient être sanctionnés à chaque erreur pour éviter les erreurs volontaires.

Une après-midi par semaine devrait être consacré a la saisie des notes de frais.

Une personne qualifiée pourrait être présente lors de ces après-midi afin d’aider les commerciaux à saisir leur notes.

Faire contrôler tous les justificatifs avant l’envoi des notes de frais.

Concernant les véhicules, il faudrait vérifier au préalable au compteur le nombre de kilomètres parcourus afin d’éviter les abus.

Créer un model de document pour éviter les erreurs sur les notes de frais.

        Prénom Nom

        Assistante

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