Le système d'information comptable.

Le système d’information comptable

I) Observer l’entreprise et son système d’information actuel

Anissa Lam est passée dans tous les services et a interrogé les salariés. Elle a pu ainsi tracer un schéma du système informatique comptable.

1) L’entreprise Modélisme Provence est Société Anonyme. Elle compte à ce jour 25 salariés c’est donc une PME dirigée par Philippe Gari (PDG) qui utilise majoritairement un style paternaliste mais également participatif pour diriger ses salariés. Cette entreprise fabrique et distribue des modèles réduits de voitures à des clients qui sont principalement professionnels français ou étrangers mais également à des particuliers via leur site internet. Elle fut créée en 1960 par Lucien Gari et a à ce jour une chiffre d’affaires de 2 115 000€ qui n’a fait que croitre au cours des années.

2) L’entreprise a mis en place une comptabilité de droit privée, également une comptabilité financière et enfin une comptabilité de gestion.

3) Le système d’information de Modélisme Provence s’st complexifié au cours des dix dernières années car elle a augmenté ses effectifs de 17 salariés mais également son chiffre d’affaire de presque 2 000 000€ ce qui signifie que beaucoup plus d’information sont en circulation au sein de l’entreprise.

4)a. Le service administratif et comptable d’Anissa Lam est au centre du système d’information car tout transit par elle puisque le service est au cœur du système d’information.

b. Ce service a connaissance des évènements qu’il doit enregistrer en comptabilité lors de la réception des pièces à enregistrer par la banque pour les relevés bancaires et remise de chèques, par le service achats pour les factures fournisseurs, par le service commercial pour les factures clients, par le service des ressources humaines pour les bulletins de paie ainsi que la direction. Comme elle est au cœur du système d’information, tous les différents partenaires lui transmettent les informations à enregistrer tel que la banque, le service achat, le service commercial et la direction.

c. Lorsque l’entreprise commence à avoir une taille conséquente beaucoup plus d’informations sont en circulation au sein de l’entreprise par conséquent elles sont plus nombreuses à arriver au service administratif et comptable ce qui représente une quantité de travail beaucoup plus importante étant donnée que les informations arrivent dans le désordre ce qui peut entrainer des erreurs d’enregistrement.

5) L’intérêt pour Anissa Lam d’acquérir un PGI est une meilleure organisation des flux au sein de l’entreprise et donc de chaque partenaire mais aussi le gain de temps car non ressaisie des informations et surtout moins d’erreur de recopie.

6) La direction de l’entreprise et les services opérationnels ont intérêt de maîtriser parfaitement le système d’information afin d’éviter les erreurs, une meilleure gestion et une meilleure fluidité des flux.

II) Découvrir la gestion de l’entreprise et analyser les dysfonctionnements soulevés par les services commercial et achats

Toujours dans le cadre de son audit interne, Mme Lam a relevé quelques événements réalisés au cours du mois d’avril.

7) Les quatre activités de l’entreprise sont :

- activité achats :

• Préparation d'un appel d'offres aux fournisseurs pour la fourniture de marchandises
• Passation des commandes aux fournisseurs

- activité production :

• Réalisation du modèle du client Racing Car
• Contrôle de la qualité des produits finis

- activité commerciale :

• Organisation d’une campagne de prospection client
• Préparation des devis clients
• Préparation des livraisons aux clients
• Etablissement des factures de vente
• Traitement des réclamations clients

- activité administrative :

• Enregistrement des factures fournisseurs
• Enregistrement des règlements des achats
• Enregistrement des règlements des clients
• Elaboration de la paie

8)a) L'anomalie qui aurait pu être évitée si les processus de l'entreprise étaient strictement respectés est l'enregistrement et le paiement de la facture sans avoir contrôlé le bon de livraison avec la facture. En effet, si le service avait vérifié le bon de livraison avec la facture, le service comptable n'aurait pas du passer la facture en règlement.

b) L'anomalie qui aurait pu être évitée si l'entreprise utilisait un PGI est la rupture de stock. En effet, il faut faire un contrôle physique régulier des stocks. Dans le PGI apparaît aussi le stock théorique. Ces deux contrôles aurait permis d'avoir une alerte et que le service achats fasse le nécessaire pour passer la commande à temps. Le client aurait donc reçu sa marchandise à temps ou tout du moins aurait été au courant en amont d'un potentiel retard.

9)a) Les données sources d'entrées sont les demandes d'achats de matériel envoyées au service achats par le cahier des charges. Les données sources de sorties sont la transmission au service comptable de la facture pour enregistrement règlement aux fournisseurs.

9)b) Dans les parties "réception de la marchandise" et "facture", nous pouvons repérer des éléments de contrôle interne comme le contrôle quantité avec la vérification de la marchandise avec le bon de commande et le bon de réception par le responsable des stocks ainsi que son apposition du "Ok avec la commande" sur le bon de réception. Mais aussi le contrôle prix entre la facture reçue du fournisseur avec le bon de commande et le bon de réception du service achats avant l'envoi au service comptable.

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