Gérer les achats de petits matériels et de fournitures de bureau

Gérer les achats de petits matériels et de fournitures de bureau

Les achats de petits matériels et de fournitures de bureau peuvent représenter des sommes importantes. La gestion de ces achats peut être déléguée à l'assistant(e).

I - Faire l'inventaire des besoins réels

Il est recommandé de ne pas laisser aux collaborateurs le catalogue des fournitures car une tendance naturelle pousse les individus à surestimer leurs besoins en quantité et en qualité. Pour faire l'inventaire des besoins réels, l'assistant(e) devra suivre les étapes suivantes :

1 Dresser un état des commandes antérieures

L'état devra identifier pour chaque commande :

• – la date, pour déterminer la périodicité ;
• – le service destinataire de la commande, pour identifier le donneur d'ordre ;
• – le détail de la commande, pour connaître les besoins potentiels ;
• – les prix unitaires facturés, pour souligner l'évolution des prix.

2 Analyser l'état des commandes antérieures

L'analyse portera principalement sur les articles et les modèles commandés régulièrement, les incohérences ou particularités (objets de luxe, quantités inappropriées, articles commandés trop fréquemment…).

3 Dresser une liste d'articles types

• – Uniformiser les articles.
• – Demander des échantillons.
• – Choisir des articles correspondant aux besoins (et pas forcément les moins chers).
• – Privilégier, à qualité équivalente, les consommables remanufacturés ou compatibles, moins onéreux (– 30 à – 50 %), et le papier recyclé.

II - Mettre en place une procédure de commande

Il est avant tout nécessaire de centraliser le suivi et le contrôle des fournitures entre les mains d'un seul responsable pour uniformiser et rationaliser la gestion.

Cette procédure pourra prévoir :

• – un formulaire de commande reprenant une liste de fournitures standard : ce formulaire pourra être diffusé auprès des assistant(e)s des différents services. Obligatoirement visé par le chef de service, ce formulaire doit permettre quelques commandes particulières. Les formulaires doivent être centralisés auprès de la personne responsable pour contrôle et commande auprès du fournisseur ;
• – une périodicité et un échéancier des commandes des services.

III -Communiquer sur la politique d'achat

Une nouvelle procédure centralisant la gestion des fournitures sur une seule personne peut être perçue comme une perte de pouvoir par les collaborateurs et générer chez eux de la défiance. Il est nécessaire de soigner la communication sur le sujet pour faire adhérer le personnel aux nouveaux modes de fonctionnement.

IV - Choisir son ou ses fournisseurs

Le choix du ou des fournisseurs est un élément fondamental de la gestion des achats. Il est nécessaire de les mettre ouvertement en concurrence. Le choix dépendra de critères comme les tarifs (y compris celui de la livraison), les conditions de paiement, la réactivité et la fiabilité, l'assistance commerciale, la couverture géographique.

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