Fiche procédure réunion

FICHE PROCÉDURE : RÉUNION

Avant

Objectif

• Fixer les critères et les contraintes
• Définir les besoins
• But de la réunion
• Objectif à atteindre
• Clair, précis

Invitation

• Cibler les personnes nécessaires en fonction du type de réunion
• Restreindre le nombre de participants pour une meilleure efficacité
• Harmoniser le profil des participants selon leur statut
• Rappeler le contexte, objectif, résultats attendus
• Envoyer par mail (explication) pour prévenir d’une invitation sur un agenda d’évènements
• Lancer l’invitation au minimum 2 semaines avant l’évènement (temps d’envoi, réponses des invités …)
• Prévenir si non présence (participants)

Réservation

• Date et lieu en fonction de l’enjeu, objectif
• Temps de préparation de la réunion : plus ou moins urgente
• Horaire adaptés : définir le moment en fonction de la disponibilité de la plupart des invités
• Réserver une salle ayant la capacité de recevoir toutes les personnes
• Se renseigner sur le matériel (possibilité de l’installer, accès internet …)

Logistique :

• Prévoir collation en fonction de la durée
• Matériel nécessaire : informatique, vidéoprojecteur, supports d’information

Résultats

• Définir ce que la réunion doit produire

Pendant

Rappel de l’ordre du jour

• Mettre tous les participants au même niveau de l’information
• Transmettre des documents
• Prendre des notes

Comportement

• Etre discret
• Laisser la parole aux intervenants et ne pas la couper
• Suivre et écouter les règles posées par l’animateur
• Parler au bon moment, ne pas revenir sur un sujet déjà décidé
• Intervenir que si l’animateur autorise à le faire
• Apaiser les tensions

• Exprimer ses idées, son avis

Après

- Reformuler les notes prises au cours de la réunion

- Résumer chaque point

- Diffuser les informations

Type de réunion : informer, former, expliquer, réfléchir, choisir, arbitrer, convaincre, organiser, construire un plan d’action, obtenir l’engagement des invités, prendre une décision.

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