Quel est l'objectif rempli par Marbrun ?

CAS INTÉRIEURS

REFLEXION :

1. QUEL EST L’OBJECTIF FIXÉ PAR M.BRUN ?

M. BRUN, directeur administratif et financier, s’inquiète du recouvrement des créances qui se détériore progressivement. La procédure de relance actuelle, n’a jamais été clairement définie, donc cette procédure semble être à l’origine du problème. L’objectif fixé par M. BRUN est de rendre la procédure de relance plus efficace, moins longue et moins coûteuse de façon à redresser la situation financière de l’entreprise.

2. CET OBJECTIF PEUT-IL ÊTRE ATTEINT IMMÉDIATEMENT ? POURQUOI ?

Non, l’objectif ne peut être atteint immédiatement car cet objectif nécessite de réaliser des sous-tâches c'est-à-dire :

 On va établir pour sa un tableau de répartition des tâches (TRT) :

• S’assurer que la répartition est équitable : tout le monde doit travailler la même quantité d’heure.

• Le volume horaire doit correspondre à la durée légale.

• S’assurer que la compétence des acteurs est respectée ainsi que leur niveau de responsabilités.

La difficulté consistera, ici, à collecter la durée consacrée à chaque tâche, à chaque personne. Les personnels sont souvent réticent à données leurs temps de travail. Cette tâches prendra donc du temps.

Conséquences, pour collecter ces informations :

- on va demander à chacun d’évaluer sont temps de travail sur un imprimé qui s’appelle « imprimé d’autoanalyse ».

 Ce tableau permettra aussi de faire une analyse des dysfonctionnements éventuels pour ensuite améliorer la situation.

Analyse, c’est rendre compte :

- Des problèmes de répartition d’horaire (déséquilibre)

La nouvelle répartition devra donc tenir compte de la qualification et des compétences des acteurs. La proposition doit être cohérente c’est-à-dire pertinent par rapport au problème.

En conclusion, rendre la procédure de relance plus efficace, moins longue et moins coûteuse prendra beaucoup plus de temps que prévue.

3. SEREZ-VOUS SEUL(E) IMPLIQUÉ(E) DANS CETTE RÉFLEXION PRÉALABLE A LA MISE EN PLACE DE LA NOUVELLE PROCÉDURE DE RELANCE ? QUI SERA CONCERNÉ ?

Non, je ne serais pas seule dans cette réflexion préalable à la mise en place de la nouvelle procédure de relance, une nouvelle recrue qui travaillera en binôme avec Mme Perrin, la comptable prendra en charge l’intégralité de la relance client. Cette nouvelle recrue sera la remplaçante de Mme Perrin qui partira à la retraite dans un an.

4. QU’ATTEND-ON DE VOUS A L’ISSUE DE CETTE ANALYSE ?

On attend de moi, de réaliser une analyse afin de dressé un tableau après enquête sur le terrain aux différents services.

Cette analyse permettra de trouver le problème de base et de le régler le plus rapidement possible.

L’objectif sera de trouver un rééquilibré dans la répartition en proposant une nouvelle répartition. La nouvelle répartition devra donc tenir compte de la qualification et des compétences des acteurs. La proposition doit être cohérente c’est-à-dire pertinent par rapport au problème.

L’objectif principal est de rendre la procédure de relance plus efficace, moins longue et moins coûteuse de façon à redresser la situation financière de l’entreprise.

En conclusion, je dois proposer une nouvelle organisation de la relance client et élaborer les documents qui conviennent pour la mise en œuvre du nouveau processus.

Pour régler les dysfonctionnements éventuels dans un processus on va procéder en plusieurs étapes :

- Formaliser le processus : sur ces schémas vont intervenir les différents étapes (les acteurs, les documents, les flux, les mouvements).

- Analyser le processus grâce aux schémas

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