Organiser un déplacement fiche E6 BTS AM

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

Au Cours de ma formation de BTS Assistant Manager, j’ai eu l’opportunité de travailler au sein de l’entreprise Bouygues Construction, une société de Travaux publics spécialisée dans la construction et dont le siège social se situe à Saint-Quentin-En-Yvelines.

J’occupe le poste d’assistante auprès de la direction fiscale, la direction immobilière et je suis rattachée au secrétariat général. J’ai les missions suivantes : Gestion de l’agenda du manager, contrôle budgétaire, gestion des commandes, organisation de formations, organisation de déplacement et le classement et l’archivage de documents.

Le manager, François Bonnet, doit se rendre à Londres pour des réunions avec la direction fiscale de BY UK du 8 au 10 mai. Il m’a confié la mission d’organiser son déplacement

Pour réaliser cette mission, j’avais les contraintes suivantes :

Temporelle : un délai d’au moins une semaine afin de recevoir la validation du N+1 et la confirmation du voyage à temps

Budgétaire : budget alloué pour cette action (12000€ pour la direction fiscale par an)

Organisationnelle : respecter la politique voyage de Bouygues Construction (cf. document)

Linguistique : la barrière de la langue pour les échanges car j’ai dû parler au Directeur Fiscale de BY UK par mail.

J’avais à ma disposition un ordinateur relié à internet, le Pack Office, un poste téléphonique et un outil de réservation (Carlson Agence) mis à disposition par la société. J’étais également en relation avec le manager.

OBJECTIFS POURSUIVIS

Les objectifs sont :

• Organiser les formalités du voyage en respectant les différentes contraintes

• Faciliter le séjour du manager

METHODOLOGIE

Préparation :

Analyse de la demande – Faire un QQOQCP

Planification des tâches – Liste de tâches

Recherche d’information sur les modalités du pays

Recherche d’information sur itinéraires, les modes de transports et l’hébergement

Etablissement d’une check-list des documents nécessaires à ce voyage

Action :

Sélection et réservation des moyens de transport

Sélection de l’hôtel, proposition au manager – tableau comparatif

Réservation de l’hébergement

Etablissement d’un récapitulatif de voyage avec les données précises relatives aux déplacements et à l’hébergement

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