Note d'information relative au classement des documents

NOTE D’INFORMATION RELATIVE QUX CLASSEMENT DES DOCUMENTS

Le classement des dossiers dans le sein d’une entreprise est très important car un classement bien fait rend d’énormes services en permettant un gain de temps et parfois même d’argent, étant donné que dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important.

Il n’y a pas de modèle type de classement, un classement est bon, quand le manager, en l’absence de sa secrétaire, y retrouve tout ce qu’il y cherche, c’et la raison pour laquelle il doit respecter certaines conditions.

Tout d’abord il faut que le classement soit efficace et accessible. Pour ça il doit suivre un plan ou une logique comme un classement par ordre alphabétique ou chronologique, par catégorie… tout dépend du type de documents à classer.

Ensuite, il est impératif que le classement soit régulièrement mis à jour c'est-à-dire que chaque nouveau document soit classé, à l’instant où l’on cesse de l’utiliser, afin de ne pas le perdre, ce qui permettra par la suite de le réexaminer si la situation le nécessite.

Il est aussi important que le classement soit épuré c'est-à-dire qu’il ne contienne pas de document superflu (double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc).

De même, le classement doit être fiable car aucun document ne doit manquer.

Tout document ou dossier emprunté doit être remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt.

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