Optimisation de l’utilisation de la GED au sein de la Clinique

Objet : Optimisation de l’utilisation de la GED au sein de la Clinique

RAPPORT D’ÉTUDE SUR LES ENJEUX DE LA GED EN MILIEU HOSPITALIER

Estelle WALLET

AM2

SOMMAIRE

1. Diagnostic opérationnel

A – Analyse de l’existant

1. Objet de l’étude
2. Objectifs
3. Enjeux
4. Contraintes
5. Opportunités

B – Analyse des difficultés rencontrées

1. Ordre organisationnel
2. Ordre technologique
3. Ordre humain

1. Proposition de solutions

A – Ordre organisationnel

B – Ordre technologique

C – Ordre humain

Annexes

1. Tableau d’évolution du nombre de dossiers

2. Tableau avantages et inconvénients

     Depuis 2 ans la Clinique des Saules connait une augmentation de son activité, ainsi que des dossiers patients dû à la fermeture de deux établissements.

La gestion des dossiers patients s’avère être de plus en plus difficile, la conséquence est une perte de temps et de productivité.

Le projet d’établissement triennal de la clinique est la gestion documentaire qui s’inscrit comme une clé de sa politique qualité. Par ailleurs la GED (gestion électronique des documents) permettra d’intégrer le DMP (dossier médical personnel) impulsé par le ministère de tutelle.

     Je vous présente ci-après mon diagnostic opérationnel relatif aux enjeux de la GED au sein de la Clinique des Saules et plus particulièrement au sein du service de la cardiologie,suivi de mes propositions de solutions.

I – Diagnostic opérationnel

      A – Analyse de l’existant

1. Objet de l’étude

     La Clinique des Saules est organisée autour de 5 grandes activités qui sont la chirurgie, la médecine, les urgences, la cardiologie et la maternité.

L’évolution du nombre de patient entre 2006 et 2008 est de 2842 patients en 2006 et 2301 en 2008.

Pour le service de cardiologie de 788 à 963 patients entre 2006 et 2008.

Par ailleurs, le service de cardiologie manipule environ 250 documents par jour, sur lesquels s’ajoute 32 compte rendu saisie et 38 recherches ou transmissions.

1. Objectifs

     La GED () ou GEID () vise à renforcer les relations cliniques médecins de ville / laboratoires pour optimiser la gestion d’un dossier patient.

En effet, le partage permet à tous les médecins correspondants d’accéder à tous les documents générés pendant le séjour du patient, dés la sortie de celui-ci, fidéliser les médecins correspondants, fournir un accès sécurisé, grâce à l’authentification par carte CPS, et optimiser l’organisation médicale autour du patient.  

1. Enjeux

     Les enjeux de la GED, maîtriser les flux des documents papiers et électroniques reçus dans les entreprises, augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus, améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement, améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents, répondre aux contraintes légales en matières d’archivage, répondre aux exigences des normes de qualité, et développer pour chaque entreprise, un système de traitement de l’information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements.

1. Contraintes

     Les contraintes technologiques et informatiques sont une non-utilisation des dossiers lors du passage au DMP, il va également falloir convaincre les réfractaires à la GED et au DMP. Les contraintes financières sont une perte de productivité après l’installation des deux nouveaux outils le temps que le personnel soit formé.  Il y’a également une contrainte de confidentialité, les documents partent directement du SI d’une clinique ou d’un CHU pour être intégrés à la gestion documentaire.

1. Opportunités

     Les opportunités sont que le SIH de la clinique vient d’intégrer la GED ainsi que la plateforme télésanté SIHB.

L’enjeu est la maîtrise de l’outil GED au sein de la clinique pour faisabilité la gestion des dossiers patients de plus en plus nombreux.

B – Analyse des difficultés rencontrées

1. Ordre organisationnel

     Manque de planification et d’harmonisation dans l’implantation de l’outil. Baisse de productivité au niveau de l’ensemble des services technologiques.

1. Ordre technologique

     Outil performant dont les fonctionnalités sont mal ou non utilisées.

1. Ordre humain  

     Méconnaissance de l’outil, manque de formation, et frein psychologique face à la nouveauté. Il y’a également la résistance au changement.

II – Proposition de solutions

      A – Ordre organisationnel

     Se concentrer sur le dossier médical partagé et planifier les étapes d’optimisation, réaliser des enquêtes et des évaluations pour une optimisation systématique.

B – Ordre technologique

     Obligation d’utilisation de la signature électronique ainsi que l’authentification des médecins par une carte CPS, l’autorisation du patient au recueil d’information au bureau des entrées  et enfin procéder à la création d’une arborescence et de nommages de fichiers adaptés.

C – Ordre humain

     Impliquer tous les acteurs (médecins, infirmiers…) même si l’assistant joue un rôle primordial, actions d’information et de formation  et obtenir l’adhésion de tous pour en assurer l’utilisation optimale.

...