Fiche descriptive GRFC

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : DELPLANQUE Mathilde 

N° d’inscription :

Intitulé de la situation de gestion :

Administration des ventes

☑ Réalisée

☑ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Hydraulique Aquitaine 

Secteur d'activité :

Commercialisation et réparation de composants hydrauliques

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T12.1 Préparation de propositions commerciales

T12.3 Suivi des ventes et des livraisons

T.12.4 Facturation et suivi des règlements et des relances

Dates de réalisation :

Durée de la réalisation :

Contexte de réalisation :

• Cadre général :

Un client ayant appelé et passé une commande téléphonique il a fallu lui soumettre un devis au plus vite.

J’ai pu observer une partie du processus commercial c’est-à-dire la réalisation de devis, et j’ai réalisé une autre partie de ce processus c’est à dire la réalisation du bon de livraison, et la facture.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité

Ma tutrice, qui m’a guidé sur les manipulations à effectuer lors de la réalisation de ces tâches, Un commercial m’a montré les étapes de réalisation du devis, et  le client la société AMECAL.

• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

Il existe des procédures internes à appliquer lors du traitement des devis, commandes ainsi que des obligations légales lors de la facturation.

• Ressource : note de la demandes du client, base de données commerciales (produits, prix, clients, fournisseurs), informations sur les stocks, délai de livraisons, conditions de vente.

Objectifs :

- Répondre à la demande du client

- Finaliser la vente

- Procéder aux recouvrements des créances.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Ordinateur connecté à Internet, Imprimante, logiciel SAGE Api Gestion commerciale, SAGE Api compta

Activité

- Réalisation du devis suite à la réception d’une demande de prix de la part d’un client par téléphone, j’ai noté sur une feuille les référence articles puis je me entretenu avec ma tutrice pour avoir la marche à suivre :

• Saisie du devis sur le logiciel API Gestion Commerciale au client AMECAL
• Envoi du devis au client par fax sous deux jours maximum.

- Si après 7 jours le client ne donne pas suite au devis:

• Relance téléphonique du client pour en connaître la raison puis si aucun arrangement est trouvé abandon du devis.

- Réalisation du bon de commande client (si le client accepte le devis) :

• Transformation du devis en commande sur le logiciel SAGE API Gestion Commerciale.
• Envoi du bon de commande par Fax au client.
• Attente et retour du bon de commande avec la mention « Bon pour accord » et la signature du client.

- Livraison de la commande et facturation au client :

• Transformation de la commande en bon de livraison qui sera donné au client avec les produits par un transporteur.
• Transformation du bon de livraison en facture.
• Envoi de la facture avec la livraison des produits
• Enregistrement comptable de la facture sur le logiciel SAGE API Compta dans le journal de vente.
• Réception un mois plus tard du paiement de la facture.

- Encaissement du chèque du client :

• Enregistrement de l’encaissement sur le logiciel SAGE API Compta dans le journal de banque.
• Les chèques clients sont enregistrés dans un classeur Excel. Cette feuille est imprimée et signée par Ma tutrice qui ensuite les dépose à la banque dès qu’elle en a l’occasion.

Productions réalisées dans la PME :

Bon de livraison client

Facture client

Journal de vente

Journal de banque

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation :

Bon de livraison client SAGE Api gestion commerciale

Facture client SAGE Api gestion commerciale

Journal de vente SAGE Api gestion commerciale

Journal de banque SAGE Api compta

Problèmes rencontrés :

Solutions apportées :

Bilan

Apport pour la PME :

Elaboration de documents commerciaux pour répondre à la demande des clients

Bilan personnel :

J’ai appris à réaliser certains documents du processus de vente.

J’ai une meilleure connaissance du logiciel de l’entreprise Api gestion commerciale et comptable.