Fiche E4 BTS AM Facturation

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2018 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°:

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Recueillir les consignes du Manager (la facturation)

Type de situation : Collaborer avec le Manager  

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom :

Adresse :

Activité : Maîtrise d’œuvre, Architecture, Gestion technique

Département ou service : Pôle Secrétariat, Service Gestion technique

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

 La société xxxx gère la gestion technique de plusieurs sites à travers de toute la France, notamment la gestion des abonnements téléphoniques et internet, les contrats de diverses prestations de nettoyage ou encore les divers travaux d’entretien, pour la bonne tenue des sites.

Un suivi du budget et des factures a été mis en place, et cela pour tous les sites, ceci représente une forte et minutieuse activité au sein du Pôle secrétariat.

Madame xxxxx qui est ma tutrice me délègue la quasi-totalité de cette tâche.

Le style du Management de ma tutrice est plutôt délégatif.

Contexte organisationnel :

Au département administratif, il y a plusieurs services :

• Secrétariat AMO
• Secrétariat de Direction
• Secrétariat Gestion Technique

C’est dans ce dernier que Madame xxxx valide toutes les factures auprès des gestionnaires techniques et me les transmet, et me donne les consignes à suivre.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs : Manger et moi

Relation entre les acteurs : Une relation hiérarchique basée sur le respect et la sympathie

Lieu : Bureau du Manager

Durée : 30 min

• Enjeux : Identitaire (un bon suivi des factures et du budget est nécessaire pour la bonne image de l’entreprise auprès des clients et prolonge les contrats).

• Forme de la communication : Interne, Interpersonnelle, face à face.

• Techniques et outils de communication utilisés :

• Reformulation                - Ecoute active
• Ordinateur                      - Mail                        - Photocopieur et scanneur

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE

Mon Manager me convoque dans son bureau afin de me donner les consignes pour la facturation, nous mettons en place une stratégie de coopération afin de faciliter l’échange et de comprendre au mieux les consigne.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

La communication a été bonne, car j’ai reformulé et que j’ai utilisé l’écoute active afin de comprendre les consignes

J’ai fait preuve de rigueur et d’organisation pour mener à bien la tâche que l’on m’a confiée

Les clients sont satisfaits du suivi de leurs sites et des délais respectés de la facturation.