Atelier de formation : procédures

La procédure d’entreprise

Qu’est ce qu’une procédure ?

Définition

Une procédure d’entreprise est une systématisation de l’organisation de la structure ou d’une partie de la structure dans le but d’atteindre certains objectifs.

C'est-à-dire qu’on rend systématique et obligatoire la façon de faire une ou plusieurs tâches dans un but précis.

Exemples de procédures

• Personnel assujetti

Vous pouvez bien sûr avoir systématisé vos méthodes de travail.

Par exemple, vous commencez toujours votre journée en mettant à jour votre liste de tâches, puis en consultant votre répondeur, pendant que votre ordinateur démarre. C’est une excellente façon de procéder, mais cela ne constitue pas une procédure.

Une procédure concerne un ensemble de personnes dans le but de répartir les rôles de chacun, d’uniformiser les pratiques, d’optimiser les ressources ou de fiabiliser les processus….

Par exemple, on peut créer une procédure pour l’utilisation des véhicules de prêt afin d’organiser le suivi des réservations et de formaliser la restitution des véhicules (réservoir plein, véhicule propre et en bon état).

Par exemple :

• L’ensemble des salariés d’une entreprise,
  pour la procédure de prise de congés par exemple.
• Un service
  le service formation pour l’utilisation des vidéoprojecteurs et du matériel commun
• Une catégorie de personnel
  les commerciaux, pour la procédure de compte-rendu des rendez-vous client
  les assistantes, pour la procédure d’archivage des documents.
• Tous les intervenants concernés par une mission précise
  Toutes les personnes appelées à faire des déplacements professionnels (commerciaux, cadres…), mais aussi les comptables ou les secrétaires impliquées dans l’établissement des notes de frais.

• Objectifs des procédures

• Procédure de remboursement de notes de frais.
  Dans le but de limiter les dépenses liées aux déplacements ou d’uniformiser les pratiques.
• Procédure de gestion des stocks de fournitures
  Dans le but de limiter les coûts liés à l’achat de consommables ou d’éviter les ruptures.
• Procédure de suivi des commandes des clients.
  Dans le but d’optimiser le service client, de fiabiliser le processus de traitement des commandes.
• Procédure de prise de congés.
  Dans le but de veiller au bon fonctionnement des services en période creuse ou de s’assurer d’un traitement équitable des salariés.
• Procédure d'édition de note interne.
  Dans le but d’uniformiser la communication interne ou d’assurer la validation de toute communication par la Direction
• Procédure de conservation des contrats, de classement
  Dans le but d’éviter la perte de documents importants ou d’en améliorer l’accessibilité aux utilisateurs de différents services.

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Pourquoi créer une procédure

Résoudre un dysfonctionnement organisationnel

Très souvent, une procédure est écrite pour résoudre un dysfonctionnement :

• Endiguer l’augmentation des frais de déplacements
• Raccourcir les délais de traitement des commandes clients
• Fiabiliser le suivi des stocks de matières premières
• Optimiser les flux
• Améliorer la communication interne
• Eviter les pertes d’efficacité :

Répartir les rôles clairement

Quand plusieurs personnes travaillent en équipe, il est important de savoir qui fait quoi.

Lorsque les tâches et missions ne sont pas clairement définies. On a un risque d’exécuter des tâches redondantes ou, au contraire, d’oublier certaines étapes en pensant qu’un autre s’en charge.

Qui plus est, lorsque les rôles sont clairement définis et formalisés, toutes les personnes de la structure savent à qui s’adresser en cas de besoin.

Définir le mode opératoire d’un système complexe

Lorsqu’un processus est très complexe, il est nécessaire d’en formaliser la procédure pour aider chaque participant à comprendre le mode opératoire dans son ensemble et son champ d’intervention.

Par exemple, une procédure de signature de contrats commerciaux impliquant une validation des responsables de la Production, des Achats, des Finances et de la hiérarchie à chaque étape de la négociation nécessite d’être écrite.

Généraliser les bonnes pratiques

On peut recenser les meilleures méthodes de travail dans les entités de la structure et les généraliser en formalisant une procédure.

Homogénéiser les méthodes

Lorsque chaque département de l’entreprise utilise un format différent de documents, par exemple, ou que chaque chef de service procède différemment pour la validation des dates de congés, il est nécessaire d’homogénéiser les pratiques

En effet, on peut ainsi montrer aux interlocuteurs une meilleure image de l’entreprise ou procéder de façon plus objective et plus équitable pour l’acceptation ou le refus des congés des salariés.

Formaliser un processus de validation ou permettre un contrôle hiérarchique

Une procédure peut aussi permettre de formaliser et de systématiser un contrôle. Par exemple en rendant obligatoire la signature du manager ou en mettant sous clef certains consommables.

S’adapter à un changement d’organisation ou d’outils de travail

Dans ce cas, il s’agit en général d’un changement d’une procédure existante

Comment définir une procédure ?

Analyser la situation avant tout

Pratiquer la méthode du QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Ou ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) permet de se poser toutes les bonnes questions pour analyser la problématique et construire sa procédure.

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