Préparer une réunion

Préparer une réunion au TOP

Définition

Animer

Etymologie : Du latin ANIMARE « donner de la vie », de ANIMA

« souffle, vie », ANIMATIO « animation »

Sens moderne : Donner de la vie à une rencontre entre personnes souhaitant échanger leurs idées

Animateur:

Plus le nombre des participants est important, plus l’intervention d’un

animateur se fait sentir

Rôle:

Permettre à chacun de s’exprimer, réguler, relancer…

Pourquoi une réunion

Première question à poser

• Réunion obligatoire, importante, utile ?
• OUI : la programmer
• NON : l’annuler ou la reporter

Intérêt d’une réunion

• La dynamique de groupe profite à tous
• L’intelligence collective est plus productive
• La créativité est plus riche

Préparer le TOP

• Thème (portée & limites)

• Objectif (réunion finalisée)

• Plan (trame ou fil conducteur)

Préparer le TOP

• Thème (cadrer la réunion)
• Objectif (capacités visées)
• Plan (organisation, planning, outils, supports, règles)

Préparer convocation / invitation

• Spécifier heure et lieu de la réunion
• Transmettre le TOP au participants
• Consigne : travail à préparer pour tous

Principaux types de réunion

1. Réunion d’information

Ex. : Cadrage, changement, fusion, mode d’emploi, instruction…

« Réunion d’information sur le nouveau procédé »

1. Réunion d’échange

Ex. : Se concerter, débattre d’un thème…Réunion socialisante

« Réunion d’échange sur la vente en grande surface »

1. Réunion de décision

Ex. Résoudre un problème, valider une décision…

« Réunion de décision sur la conception d’un nouveau logo »

Equilibre idéal de l’animation[pic 1][pic 2]

• Animateur : se raconter[pic 3]
• Groupe : inactif
• Thème : parent pauvre

• Animateur : pure exposition
• Groupe : mutisme
• Thème : trop consistant

• Animateur : marginalisé[pic 4]
• Animateur & groupe :

échangent ….mais[pic 5]

• Animateur : pas de maîtrise
• Groupe : livré à lui-même, se

débrouille avec le thème

Différents types d’animateurs

[pic 6]

Schéma de communication

[pic 7]

Préparer le TOP

Préparer le TOP de sa prestation

• Thème (cadre)        : Contenu (limite et portée)
• Objectif        : Résultat attendu
• Plan        :Séquences, fil rouge, progression

Savoir-être & savoir-faire de l’animateur

[pic 8][pic 9][pic 10][pic 11][pic 12][pic 13]

• S’informer
• Informer
• Négocier
• Faire confiance
• Ecouter
• Persuader
• S’engager
• Recadrer
• Coordonner
• Contrôler
• Autres…

• Disponibilité
• Consistance
• Souplesse
• Persévérance
• Réceptivité
• Volontarisme
• Réalisme
• Vigilance
• Exemplarité
• Créativité
• Autres…

Membres du groupe comme l’Animateur les voit

(Dessin extrait de la revue TW1 Topics)

[pic 14]

Pyramide d’apprentissage

[pic 15]

Régulation d’un groupe

Trois types de langages : V < PV < NV

[pic 16][pic 17]

Trois rôles à jouer

• DIRIGER

• Il dirige vers la production
• Il peut y participer

• REGULER

• Il facilite les échanges
• Il régule les interactions
• Il évite les conflits

• PRODUIRE

• Il crée les conditions de réalisation de l’objectif
• Il veille à honorer l’objectif assigné à la séance

Trois rôles à jouer

• FACILITER

Objet, règles du jeu, tour de table, adhésion

• REGULER

Arbitrage, reformulation, écoute, relance

• PRODUIRE

Résolution de problèmes, solutions, décisions

Rôles de l’animateur

• Jouer le médiateur
• Garder la neutralité
• Gérer conflits & problèmes
• Faire face aux perturbations
• Permettre à tous de s’exprimer
• Régler les aspects pratiques (salle, supports)

Choix des participants

Critères de sélection : selon

• Le thème de la réunion
• Le profil des participants
• Leurs compétences
• Leurs expériences
• Leurs centres d’intérêts
• Leur disponibilité

Nombre de participants

Limiter leur nombre pour permettre une participation :

• Optimale
• Efficace
• Efficiente

Groupe & collectif de travail

Nombre de participants

Leur nombre varie selon les réunions :

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