Profil d'emploi adjoint administratif

Profil d’emploi – Adjoint(e) administratif(ve)

But du poste

Les adjoints administratifs se chargent d’assuré le bon fonctionnement quotidien du bureau et fournissent des services de soutien administratif aux cadres et aux autres employés.

Principales fonctions et responsabilités

Les adjoints administratifs accomplissent un vaste éventail de fonction, notamment :

Réception

• Répondre aux demandes de renseignement téléphonique de nature générale de façon professionnelle et courtoise
• Diriger les demandes de renseignement téléphonique vers les employés compétants
• Répondre, en fournissant l’information exacte, aux demandes de renseignement de nature générale
• Accueillir de façon professionnelle et amicale les clients, les fournisseurs et les visiteurs qui se présentent dans les bureaux de l’entreprise

Administration du bureau

• Utiliser des logiciels de traitement de texte, des chiffriers et des logiciels de création de bases de données pour produire des rapports, des notes de service et des documents
• Trier le courrier entrant, les télécopies et les livraisons par messager aux fins de distribution
• Préparer et expédier les télécopies, les envois postaux et les colis à faire livrer par messager
• Diriger les courriels entrants de nature générale vers les employés compétents
• Diriger les messages enregistrés dans la boîte vocale générale de l’entreprise vers les employés compétents
• Se charger de l’achat, de la réception et de l’entreposage des fournitures de bureau en s’assurant que le niveau des stocks est toujours suffisant
• Coder et classer les documents en respectant les procédures établies
• Assurer la mise à jour et l’exactitude des bases de données de l’entreprise
• Effectuer des copies de sauvegarde des fichiers électroniques en respectant les procédures appropriées
• Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif aux cadres et aux employés
• Se charger, pour le compte des employés, des préparatifs concernant, entre autres, les voyages et les réunions
• Coordonner l’entretien du matériel de bureau

Soutien à la gestion financière

• Utiliser des logiciels pour préparer des factures et des états financiers
• Coder et classer les documents financiers en observant les procédures établies de gestion des documents
• Traiter les comptes fournisseurs en contrôlant l’exactitude de l’information et en produisant l’information dans les délais prescrits
• Traiter les comptes débiteurs dans les délais prescrits en contrôlant l’exactitude des codes et en produisant les copies de sauvegarde appropriées
• Effectuer sans erreur le rapprochement des contes bancaires et des dépôts
• Se charger de la petite caisse en respectant les procédures établies
• Participer, au besoin, à la production de rapports financiers
• Se charger, au besoin, des tâches à exécuter en fin de mois

Soutien au conseil d’administration (CA)

• Préparer, de concert avec le directeur général ou la directrice générale, les ordres du jour et les documents des réunions au fins de distribution
• Assurer la distribution en temps opportun des documents aux membres du CA
• Aider les membres du CA en s'occupant des préparatifs concernant, entre autres, les réunions et les voyages
• Rédiger des projets de compte rendu des réunions du CA aux fins d’examen par le directeur général ou la directrice générale
• Dresser des listes de mesures de suivi à prendre par les cadres à la suite des réunions du CA

Qualités

Études

• Diplôme d’études secondaires
• Études postsecondaires en administration des affaires, en informatique ou en gestion de bureau, un atout

Connaissances, compétences et aptitudes

Bonne connaissance des éléments suivants :

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