Amélioration de l'organisation du travail administratif

Chapitre 3- Amélioration de l'organisation du travail administratif

Notions du chapitre :

• Les processus postes-documents
• Les procédures (logigramme)
• Diagramme Ishikawa
• Méthode QQOQCP
• Le tableau de répartition des tâches

SITUATION PROFESSIONNELLE

La SARL Piscines Brio, domiciliée à Éguilles (13510), dans les Bouches-du-Rhône, a été créée en 1998 par Sonia Brio. Cette entreprise familiale de 16 salariés est spécialisée dans la construction de piscines traditionnelles (coques en polyester ou piscines enterrées), de piscines à débordement, de bassins haut de gamme et de spas.

Sa clientèle est constituée de particuliers essentiellement situés dans la région d’Aix-en-Provence.

Des tensions apparaissent depuis peu entre le responsable Achats, l’équipe commerciale et le chef de chantier. D’une part, les quantités commandées sont parfois inexactes, d’autre part, il arrive que les marchandises soient livrées avant que la construction de la piscine ne soit confirmée, ce qui entraîne des problèmes de stockage (locaux trop petits et coûts importants). Chacun nie toute responsabilité dans ce dysfonctionnement, prétextant une surcharge de travail.

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COMPRENDRE LE CONTEXTE

1. Quel est le problème rencontré par cette entreprise ?

On attend pas la permission de construction de piscine les quantités commandés sont parfois inexacte.

2. Quelles en sont les conséquences ?

tension entre salarié, certain se plaignent d’une surcharge de travail problème de stockage génèrent des coups supplémentaire

VOTRE MISSION

Vous travaillez en tant que gestionnaire avec la gérante pour l’aider à identifier les causes du dysfonctionnement du processus d’approvisionnement, le faire évoluer et améliorer le travail administratif correspondant.

I. Analyser une procédure d’autorisation de construction d’une piscine

Afin de mieux comprendre le problème rencontré par la société, vous commencez par lire la procédure légale d’autorisation de construction d’une piscine. → Fiche ressource 1 -→ Annexe 1

1. Analysez cette procédure.

Annexe 1- Procédure pour l’obtention d’une autorisation pour la construction d’une piscine

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1. Dans quels cas faut-il demander une autorisation de construction ?

Quand les délais de construction sont de 1 mois à 3 mois.

1. Pour chaque cas, indiquez le délai minimum pour obtenir cette autorisation.

Immédiat pas d’autorisation 1 MOIS OUI  3 MOIS OUI

1. Quelle organisation publique donne ou non son accord ? Comment le client peut-il contester un refus de sa part ? C’est la mairie

1. La société Piscines Brio peut-elle modifier cette procédure ? Pourquoi ?

Oui en demandant l’autorisation

e. Que se passerait-il si la société Piscines Brio ne tenait pas compte des délais imposés dans le processus de construction ? Justifiez votre réponse la marie pourrait faire suspendre les travaux

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