Modalités d’organisation de l’évènement

PLEXIGLAS

Note d’Information

Maxime BABONNEAU

Destinataire : Mme Chaufaux

                                                                                                                                              4 juillet 2014

Objet : Modalités d’organisation de l’évènement

Suite à votre demande,  voici les éléments à suivre afin d’organiser l’évènement :

• L’objectif de cet évènement est de récompenser les salariés pour avoir contribué efficacement aux résultats de l’entreprise.
• La date de disposition de l’évènement se situe avant la fermeture d’été de l’entreprise (du 1er au 31 août), il est donc préférable que l’évènement soit daté fin juillet. Le lieu ne doit pas être éloigné et être accessible à l’ensemble des salariés.
• La nature de l’évènement pourra être d’ordre différents comme un repas, une conférence, un sé

Etape 2 : Préciser la nature de l’évènement :

• Ils peuvent êtres de l’ordre d’un repas, une conférence, un séminaire, une présentation, un voyage, etc…
• Choisir un sujet et des intervenants qui incitent à la participation.
• L’évènement sera-t-il organisé en interne ou en externe (société prestataire)

Etape 3 : Fixer la date et le lieu :

• Il faut s’assurer de la disponibilité du lieu et de la salle ainsi que des cibles avant de lancer les invitations.
• Les réservations se font très longtemps à l’avance, un délai minimal conseillé est de 3 mois.
• Préférable d’éviter les week-ends, les jours fériés, les vacances scolaires ou encore les vendredi soir.
• Il faut évidemment réserver un lieu représentant l’entreprise sous une bonne image, et éviter qu’il soit éloigné des cibles.
• Le matériel doit être présent et fonctionnel, des vérifications s’imposent.

Etape 4 : Préparer l’évènement :

• La première chose à faire est de créer un programme et prévoir la préparation des intervenants et la mise en place logistique.
• Détailler à la minute les actions à effectuer si l’organisation à été faite en interne.
• Prévoir une check-list de l’organisation de l’évènement afin de ne pas faire d’oubli.

Les points abordés ci-dessus  permettent de connaitre l’organisation d’un évènement. Certains autres points omis dans ce processus ne sont pas à négliger comme :

1. Organiser à plusieurs
2. Définir un budget clair
3. Etre prévoyant (matériel)
4. Ne pas négliger la communication

                                                                                                                       Assistant Manager

                                                                                                                    BABONNEAU Maxime

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