Etude de projet de dématérialisation

Etude de projet pour la dématérialisation du système facturier et comptable

 1) Elaboration d’un diagnostic

En premier lieu, la réalisation d’un diagnostic de l’existant avant de mettre en place un projet de dématérialisation, est primordiale afin d’identifier les processus qui méritent d’être automatisés.

De plus l’anticipation des gains mais aussi  les freins qui peuvent être rencontrés sont autant de facteurs à prendre en compte. Au final, il sera impératif que les personnes concernées soient prêtes à s’impliquer efficacement dans le projet.

Cette démarche peut se faire en compilant les informations suivantes :

        - lecture des guides pratiques du Ministère des Finances,

        - prise de contact avec le réseau de la DGFIP et les collectivités pionnières en la matière,

        - étude des avantages et des inconvénients des différents systèmes proposés sur le marché,

         - étude du contexte en réalisant un audit interne pour chaque thème de la dématérialisation.

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2) Définition  du cadre de ce projet pour mieux appréhender les besoins

Afin de cadrer au mieux ce projet, il convient de se poser les questions suivantes:

        -  Quelles sont les grandes étapes du processus ?

        - Quels flux peuvent être automatisés ?

        - Quelle technologie utilisée pour capturer les données ?

        - Comment les intégrer au système d’information actuel de la collectivité ?

C’est la raison pour laquelle les facteurs suivants s’avèrent primordiaux :

• Implication de la direction générale
• Repenser l’organisation actuelle afin qu’elle corresponde au nouvel outil technologique
• Intégrer l’ensemble des composants nécessaires à la réalisation du projet de dématérialisation : fonctionnel, technologique ou encore juridique
• Mobiliser les équipes et les accompagner au changement
• Faire adhérer le prestataire retenu  pour accompagner le projet

3) Les préconisations pour réussir ce projet :

Dans un premier temps, il conviendrait de faire le choix d’une solution rapidement opérationnelle qui permettrait de minimiser les risques, les coûts et rassurer les acteurs impliqués dans ce dossier.
Même s’il est légitime d’envisager un nombre important de processus à dématérialiser, il est d’abord préférable de commencer par un processus moins conséquent où les résultats seront visibles plus rapidement. La solution doit être opérationnelle dans les plus brefs délais et accessible facilement aux responsables métiers.

- Ne pas négliger la conduite du changement

Les changements induits dans les processus ont des conséquences sur le travail des opérationnels : nouvel outil, nouvel interlocuteurs, nouvelles habitudes de travail, voire nouvelles tâches. Il faut donc veiller à former les équipes, les impliquer dans le projet (état des lieux de l'existant et rédaction du cahier des charges) et communiquer sur les enjeux du projet.

- L’externalisation

L’externalisation de certains traitements tel que la numérisation des documents peut s’avérer être une réelle opportunité pour la collectivité. Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires performants qui prennent en charge ce type de traitement à des niveaux de coût et de qualité intéressants.

- Choix d’une solution transversale

Lors de la réalisation d’un projet de dématérialisation, il est important de d’opter pour une solution transversale qui permettra de supporter une grande variété de processus et de règles métiers. Privilégiez plutôt un logiciel accessible aux opérationnels permettant de reconfigurer facilement les processus. La mise en place d’une interface utilisateur peut faciliter l’appropriation des collaborateurs.

-Profiter du levier des exigences et des opportunités offertes par le cadre réglementaire

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