Fiche E6 : action professionnelle

BTS Assistant de Manager

Session 2019

EPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°:

Nom et prénom du candidat : VALENTIN Nelly 

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

☒

NON

☐

Simulée (conduite en formation)

OUI

☐

NON

☒

Contexte international

OUI

☐

NON

☒

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

☒

NON

☐

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

☐

NON

☐

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

☐

NON

☒

Intitulé de l’action professionnelle : Réorganisation de l’espace vert

Dates et durée de l’action : Du 12 novembre au 21 décembre

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

APEI se situe 19 avenue des Sports à Anzin. Cet établissement médico-social est réservé aux personnes en situation de handicap et visant leur insertion professionnelle et sociale. Ces personnes handicapées sont appelées des travailleurs et les personnes les encadrant sont appelés des salariés.

L’entreprise compte environ 250 travailleurs et 40 salariés. L’entreprise met en avant les capacités des travailleurs et prône les valeurs de la tolérance, de la non-discrimination et de l’acceptation d’autrui dans ses différences.

Elle se compose de 7 services : fer, bois, restauration, espace vert, conditionnement, emballage et le service administratif.

Auparavant, l’Etat subventionnait beaucoup les ESAT, de ce fait les entreprises n’étaient pas très rigoureuse dans l’organisation des services. Cependant, l’Etat depuis quelques années se détache des ESAT et souhaite que ces établissements adoptent plus une démarche de réelle entreprise et pour cela baisse les subventions. Durant les 3 prochaines années, les subventions vont diminués de 15%.

Mon tuteur Monsieur MERCIER m’a donc confié la tâche de réorganiser le service espace vert.

OBJECTIFS POURSUIVIS

Mission 1 : Classer les documents

Classement des devis et contrat de prestations (CP) non signés, des devis et CP signés et des bons de livraisons.

Mission 2 : Etablir le tableau des contrats de prestations 2018

Créer un tableau détaillé des contrats de prestations 2018 (client, montant, prix journalier, moniteur …)

Mission 3 : Etablir le prévisionnel des contrats de prestations de 2019

Dresser un tableau prévisionnel pour l’année 2019 (client, montant changé, prix journalier…)

Mission 4 : Etablir le tableau des devis 2018

Faire un tableau représentatif des devis pour 2018

Mission 5 : Entretien bilan avec chaque moniteur

Compléter le tableau CP et Devis 2018-2019

Liste de contrats 2019 par moniteur

Editer les contrats 2019

Mission 6 : Envoie des contrats 2019

Créer la lettre explicative

Mettre sous enveloppe la lettre et deux exemplaires du contrat 2019

Mission 7 : Questionnaire d’évaluation du service Espace Vert  

Rédiger un questionnaire pour les 30 travailleurs sur le service espace vert

Mission 8 : Etude des Réponses des travailleurs

Elaborer le diagramme de Pareto des problèmes soulevés par le questionnaire

Mission 9 : Proposition de solutions

Rechercher des solutions aux problèmes du service EV

METHODOLOGIE

Mission 1 : classer les documents

Préparation  

Classement en 3 catégories : CP et devis non signés, CP et devis signés et bon de livraisons pour toute l’année 2018.

Action

Rangement dans 3 classeurs différents par catégorie et par ordre alphabétique

Si un CP et un devis ont été signés, il faut supprimer celui qui été dans le classeur non signés

Résultat

Tous les contrats 2018 sont triés, facile à retrouver et archivés.

 Mission 2 : établir le tableau des contrats de prestations 2018

Préparation

Prendre le classeur CP signés 2018

Etudier la présentation du tableau afin d’en trouver la composition afin qu’il soit utile dans notre recherche de rentabilité de chaque contrat.

Action

A l’aide des CP signés compléter le tableau et appliquer des formules quand cela est possible.

J’ai applique la formule suivante : Prix journalier d’un contrat c’est le montant HT du contrat divisé par le nombre de jour passés sur le contrat en une année.

Résultat

On sait la rentabilité de chaque client, c’est-à-dire que si le prix journalier d’un contrat est supérieur à 350 euros alors il est rentable.

Mission 3 Prévisionnel 2019

Préparation

Le tableau concernant 2018 est rallongé avec les mêmes colonnes mais pour 2019.

Action

Appliquer le coefficient de majoration de 1.02% sur le montant de 2018 HT.

Préparer les colonnes car elles seront complétées par les entretiens pour évaluer chaque chantier en termes de temps ce qui fera varier le prix journalier et donc la rentabilité.

Résultat

On obtient le prévisionnel 2019 avec les chantiers où l’on fera le moins de bénéfices.

Mission 4 Tableau des devis 2018

Préparation

Je prends tous les devis signés 2018.

Action

Je dresse un tableau avec les informations importantes pour chaque devis (raison sociale, numéro client, Montant)

Résultat

Pour chaque équipe, on sait le montant des bénéfices effectués avec les devis.

Mission 5 Entretien bilan avec les moniteurs

Préparation

Planification d’un entretien avec chaque moniteur

Tableau 2018 et prévisionnel 2019

Action

Entretien au cours duquel le moniteur donne tous les contrats 2018 dont ils avaient la charge

Sur le logiciel Gestion Commercial le contrat 2019 correspondant est établi avec majoration

Tableau 2018-2019 : le moniteur évalue combien de temps il a besoin pour faire chaque chantier en 2019.

La rentabilité des CP est mise en évidence grâce à un calcul Montant HT / nombre de jour passés

Résultat

Rentabilité des chantiers

Bénéfices de chaque équipe

Mission 6 : Edition des contrats 2019

Préparation

Entretien avec chaque moniteur, il modifie le contrat en fonction des demandes des clients.

Impression des contrats 2019 en 3 exemplaires.

Rédaction d’une lettre explicative concernant la hausse de prix et la procédure pour le refus ou l’acceptation de poursuite du contrat.

Action

1 dans les classeurs 2019 CP non signés

2 exemplaires sont envoyés par lettre avec la lettre explicative.

Résultat

Les CP 2019 sont envoyés

Mission 7 Questionnaire d’évaluation du service espace vert

Préparation

Journée d’immersion dans le service espace vert

Action

Après étude sur le terrain : élaboration du questionnaire selon les 5 axes suivants : local, sécurité, équipe, chantiers, outils.

Il faut des questions simples car le questionnaire s’adresse à des personnes handicapées.

Questions tournées de manière à avoir des problèmes quantifiables.

Résultat

Questionnaire établie pour soulever d’éventuels problèmes

Mission 8 Analyse des réponses

Préparation

Réunion avec les travailleurs pendant 30 minutes chacun pour les aider à remplir le questionnaire.

Dépouillage, étude et création d’un tableau de dysfonctionnements des espaces verts.

Et confection du diagramme de PARETO.

Résultat

Dysfonctionnements comptabilisés et on sait quels problèmes sont les plus urgents à traiter par leur importance et récurrence.

Mission 9 Proposition de solution

Préparation

Élaboration du diagramme PARETO

Analyse des réponses

Recherche au près des moniteurs de solutions grâce à leur expérience.

Action

Recherche de diverses solutions :

- changement de matériels : devis avec la MAPP réalisé

- rappel de sécurité

- sensibilisation des moniteurs sur leur rôle

Résultat

Solutions possibles pour les problèmes principaux proposées au chef du service production