BTS SAM Sujet Medi TERA

1. Pour quelles raisons la présidente de l’association projette-t-elle de changer de locaux ?

La présidente souhaite changer de locaux car l’activité de l’association se développe et les locaux actuels ne correspondent plus à ses besoins. Il manque des salles de réunion et de séminaires pour accueillir les partenaires, ces salles doivent être louées de plus en plus régulièrement, il devient nécessaire d’acquérir des locaux plus spacieux et adaptés pour accueillir les partenaires de Medi-Terra dans de meilleures conditions.

2. Quels peuvent être les obstacles et les contraintes à prendre en compte pour réussir ce déménagement ?

Les contraintes seront matérielles, juridiques, humaines, techniques. Ce déménagement va nécessiter de bien choisir les partenaires extérieurs qui vont se charger des opérations (transporteurs, aménagement des postes dans les futurs locaux, transport et sécurité informatique). Il sera également nécessaire de bien planifier les opérations pour éviter de prendre du retard (les locaux doivent être libérés en juin) pour ne pas payer un double loyer, et pour ne pas compromettre les formations prévues dès septembre. Les obstacles peuvent être internes mais essentiellement externes.

3. Peut-on anticiper les éventuelles résistances au changement générées par ce projet ?

Il faudra veiller à bien informer les salariés de l’association afin de recueillir leur adhésion pour que le déménagement se fasse dans les meilleures conditions, dans le respect des délais, avec pour objectif commun d’améliorer les conditions de travail (accueil des partenaires dans un lieu unique).

I. Identifier les éléments constitutifs du projet

Michèle Tana souhaite proposer aux salariés de l’association une présentation aussi complète que possible du projet de déménagement, qui sera présentée lors de la réunion de cadrage qu’elle compte organiser. Elle vous envoie un courriel (annexe 1) pour vous fournir quelques précisions.

1. De quel type de projet s’agit-il ?

→ Fiche ressource 1

Il s’agit d’un projet « organisationnel » lié à un événement temporaire, le déménagement.

2. Précisez le contenu des différents éléments constitutifs du projet.

→ Annexe 1, annexe 2, annexe 6, annexe 7

Périmètre

Contraintes

Enjeux

Risques

Jalons

Livrables

Coûts

Date cible

  Il y a de bonnes choses dans votre tableau. Correction pour compléter votre travail.

Périmètre        Le déménagement concerne les postes de travail, le transport et l’aménagement des locaux (installation du matériel informatique et câblage du réseau). Cela ne concerne pas l’achat de nouveau matériel de bureau, matériel informatique, ni matériel d’aménagement des salles de réunion et de séminaires, qui sont déjà équipées.

Contraintes        Elles sont essentiellement temporelles : le déménagement doit s’opérer en neuf mois (de septembre à juin). Les nouveaux locaux doivent impérativement être investis à la fin du mois de juin pour pouvoir reprendre l’activité correctement en septembre et éviter de payer un double loyer (à partir de juillet).

Enjeux        Les enjeux sont financiers mais également organisationnels. Ce projet va permettre d’améliorer les conditions de travail des salariés ainsi que les conditions d’accueil des partenaires en menant l’activité sur un seul lieu.

Risques        Les risques sont de plusieurs ordres : si nous ne parvenons pas à choisir les meilleures entreprises de déménagement et de câblage informatique, nous risquons de dépasser les délais, de perdre des partenaires si nous devons annuler des séminaires, de dépasser notre budget si nous devons payer un double loyer et si nous devons continuer à louer des salles pour poursuivre notre activité. Le risque est également d’ordre organisationnel si nous n’arrivons pas à recueillir l’adhésion des salariés.

Jalons         Il nous faut rencontrer au moins quatre entreprises de déménagement et quatre entreprises de câblage pour faire établir les devis au plus tard au mois de décembre et choisir l’entreprise en tenant compte de la réglementation juridique au mois de janvier.

Livrables        – La réunion de cadrage fin septembre doit proposer la mise en place de l’équipe projet.

– L’équipe projet doit produire un cahier des charges du projet en octobre.

– Les devis doivent être produits en décembre.

– La réunion concernant le choix des entreprises doit se tenir en janvier.

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