Synthese Sur La Ged

De : Assistante de gestion

A : Directeur

Objet : Mise en place d’une GED

NOTE DE SYNTHESE

Nous travaillons chez Stocktout (archivage de documents d’entreprise de particuliers) depuis quelque mois nous rencontrons un problème au niveau de l’organisation des documents qui sont de plus en plus nombreux. Ce qui peut engendrer des pertes de documents commerciaux (bon de commande notamment) extrêmement important pour les livraisons. Pour cela nous avons décidés d’installer une gestion électronique de document.

Avant même de nous lancer dans cette opération, nous allons envoyer un mail au service administratif afin de prévoir et d’organiser une réunion dans le but d’informer l’ensemble des collaborateurs de la mise en place d’un nouveau système de traitement de l’information : la GED. Nous insisterons sur le respect de la procédure, le délai de traitement, si nécessaire une formation sera prévue.

I Mise en place de la GED

1/ La GED : la solution

Nous avons choisi la GED car celle-ci va nous permettre de résoudre l’ensemble des problèmes rencontrés car elle présente différents avantages. L’information sera désormais disponible et plus rapidement. La pérennité des documents, elle va sécuriser le stockage des informations, elle va limiter au minimum la construction des documents papiers et favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

La GED va être traitée en deux parties, car il va falloir numériser les documents déjà existants puis il va falloir gérer la gestion des documents entrants. L’objectif ici est de gérer les problèmes liés à l’archivage, et surtout d’éviter la perte ou la mauvaise gestion de bon de commande car cela affecte directement le chiffre d’affaire. Il va être important de recenser les documents dont les collaborateurs ont le plus souvent besoins (factures par exemple).

2/ Budgétisation de la GED

Coût direct : scanner, logiciels, fax, disques durs, réaménagement d’une nouvelle salle dédié (câblage information).

Coût indirect : Formation, réorganisation du système informatique interne car la GED doit être consultable par tous et en prenant ce coût de la maintenance des outils, garanties des logiciels. Il faudra ensuite lancer un appel d’offre aux différents fournisseurs sur le marché.

II Outils nécessaires

1/ Composants matériels et logiciels

Pour qu’une GED soit opérationnelle et efficace il est important de disposer de certains matériaux qui sont les suivants :

• Un réseau informatique et des moyens de communications (accès aux applications informatiques, transferts de fichiers, messagerie interne)

• Des serveurs physiques où seront placés les informations de l’entreprise (facture, devis, informations fournisseurs, produit, commande), les applications qui traitent les données (méthode de calcul, facturation, gestion des stocks) et le contenu des écrans page (texte, graphique, tableau a remplir)

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