La valeur du flux de travail électronique

Partie réflexion :

1. Quel diagnostique ou état des lieux de la situation faites – vous (forces et faiblesse de l’entreprise par rapport au problème exposé).

Force :

- Environnement informatique récent et performant

- Classement actuel rationnel

- La suite bureautique peut être utilisée en remplacement d’une solution GED

Faiblesse :

- Volume important de dossier a traité

- Absence de réseau informatique susceptible de faciliter l’accès à l’information

- Trop de document différent circulant dans l’entreprise

- Consultation fréquentes des documents

- Beaucoup d’intervenant venant dans le processus de communication

- L’organisation et le traitement reposent uniquement sur l’assistant (e)

- Pas de budget spécifique (formation, équipement, achat d’une GED)

Quelle sont vos 2 priorités d’actions :

- Améliorer la gestion des documents entrant (document fournisseur, des partenaires, des services, des artisans...)

- Optimiser la recherche d’informations sur son poste de travail informatique.

Partie Mise en Œuvre :

1. Identifier l’intérêt de la gestion électronique des documents.

a. Quels sont les arguments en faveur d’une solution de GED ?

Pour Clerc Construction :

- Augmentation de la productivité de l’assistant(e) , qui va gagner en efficacité (gain de temps, et diffusion plus rapides des informations…)

- Plus de places

- Sécurisations des données (sauvegarde, et les stokers dans une armoire sécurise contre le vol, l’incendie)

- Facilité de recherche grâce à l’indexation informatisée des documents pour l’assistant(e) mais également pour les autres membres de l’entreprise.

c. Quelles sont les fonctionnalités de GED à mettre en œuvre dans le cadre de la problématique ?

Dans le cas de Clerc Construction la solution se retenue se limitera à la GED administrative

4

...