Description D'un Système ERP

Système ERP

Introduction

Les ERP (en anglais Enterprise Resource Planning), aussi appelés Progiciels de Gestion Intégrés (PGI), sont des applications dont le but est de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise (activités dites verticales telles que la production, l'approvisionnement ou bien horizontales comme le marketing, les forces de vente, la gestion des ressources humaines, etc.) autour d'un même système d'information.

Les Progiciels de Gestion Intégrés proposent généralement des outils de Groupware et de Workflow afin d'assurer la transversalité et la circulation de l'information entre les différents services de l'entreprise.

Le terme "ERP" provient du nom de la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning) utilisée depuis les années 70 pour la gestion et la planification de la production industrielle.

Mise en place d'un ERP

Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique, et donc des coûts importants d'ingénierie. D'autre part sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Ainsi on considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place d'un tel système.

Un système ERP répond aux caractéristiques suivantes :

• Il émane d’un concepteur unique,

• En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés

• C’est un système qui garantie la piste d’audit : il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information

• Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules d’un ERP)

• Il garantie l’unicité des informations qu’il contient puisqu’il n’a qu’une seule base de données au sens logique.

La vocation d’un ERP est d'homogénéiser le Système d'Information de l'entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion, c'est-à-dire :

• La gestion des achats,

• La gestion des ventes,

• La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, personnel,

• Le contrôle de gestion,

• La gestion de production (planification, ...),

• La gestion des stocks (logistique).

Un ERP est sub-divisé en modules qui répondent chacun à un des domaines de gestion listés ci-dessus. On dit aussi que l’ERP est constitué de modules fonctionnels, chacun couvrant un périmètre de gestion de l’entreprise. Concrètement, par exemple, la saisie d'une vente génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la taxe collectée. Le grand livre et le compte de résultat sont automatiquement impactés.

Globalement, les bénéfices d’un ERP pour l’entreprise sont les suivants :

• Éviter la redondance d’informations entre différents SI de l’entreprise.

• Disposer d’un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multi-nationales)

• Éviter des restitutions d’informations divergentes entre différents services et donc apaiser les conflits qui en résultaient

• Une meilleure coordination des services et du coup un meilleur suivi du processus de commande qui inclut la prise de commande, l’enregistrement d’une sortie de stock, l’expédition de la commande et l’émission d’une facture

• Une meilleure maîtrise des stocks

• Une normalisation de la gestion des Ressources Humaines, en particulier pour les entreprises qui gèrent de nombreuses entités, parfois géographiquement dispersées.

Avantages

• Optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;

• cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;

• intégrité et unicité du Système d'information ;

• partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;

• minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;

• globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;

• maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;

Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge :

• plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.) ;

• plusieurs périodes (exercices comptables par exemple) ;

• plusieurs devises ;

• plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;

• plusieurs législations ;

• plusieurs plans de comptes ;

• plusieurs axes d’analyse en informatique décisionnelle.

Inconvénients

Les ERP/PGI ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

• coût élevé ;

• périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation

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