La GED à La Sécurité Social

La GED (Gestion Électronique des documents) est un système d’acquisition, classement, archivage des documents. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie d’un document. La GED est elle devenue impérative au sein de la Sécurité Sociale ? Pour répondre à cette problématique nous allons voir dans une première partie les apports de la GED à la Sécurité Sociale et dans une seconde partie nous allons voir le fonctionnement de la GED au sein de la Sécurité sociale.

I. Les apports de la GED à la Sécurité Sociale

Pour l’organisme de sécurité sociale, les enjeux introduits par la GED sont multiples. Ils sont d’ordre stratégique, technique, organisationnel, juridique et financier. La sécurité sociale augmente sa performance grâce aux nombreux avantages que la GED leur apporte. En effet ce système permet :

Stratégique :

Gains de productivité plus ou moins rapide en fonction de l’activité et des volumes traités.

Optimisation de la relation client grâce à une information en temps réel sur le statut d’un dossier sans avoir recours à la recherche de pièces papiers

Réduction de la perte de papiers

Sécurisation des données

Organisationnel :

Optimisation de la structuration des données pour faciliter la gestion

Accès rapide et facile de l’information

Permanence du système d’archivage

Financier :

Moins de frais de papier et d'encre

Juridique :

En cas de réclamation ou de contentieux le système permet de retrouver les pièces requises dans un délai impartis

Technique :

Gains de place

Gains de temps

Les avantages de la GED sont nombreux, certains se produisent immédiatement et d'autres se produisent au fil du temps.

Bien qu'il y ait de nombreux avantages la GED présente toutefois quelques inconvénients :

L'archivage papier est conservé

L'apport initial dans le système de GED peut être assez long au début car l'organisme possède un fort volume de documents

Besoin en ressources humaines pour l'installation, le paramétrage et la maintenance

Formation des utilisateurs à prévoir

II. Le fonctionnement de le GED au sein de la Sécurité Sociale

Matériel :

Pour pouvoir utiliser la GED il est obligatoire de posséder :

Un logiciel de GED

Scanner

Ordinateur

Les procédés de la GED :

Réception

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