Gestion D'un Bureau D'Ordre

Introduction générale

Nous vivons une époque où l’automatisation des systèmes d’information devient une politique qui est de plus en plus adoptée dans de nombreux établissements ayant des vocations différentes. En effet, cette politique assure une accélération et plus de précision lors du traitement de l’information. Elle permet également une circulation plus rapide et plus sûre de l’information. De plus, elle procure une vue plus organisée et plus structurée des données. Ce qui facilite les prises de décisions et les rend plus efficaces. Dans le but d’adopter cette politique au sein de l’Ecole Supérieure des Sciences et Technologies de Hammam Sousse (ESSTHS), le Département Informatique a décidé de lancer un ensemble de projets de fin d’études pour la mise en place d’un portail Internet/Intranet à l’école dont les composants sont les suivantes :      L’automatisation de la gestion de la bibliothèque. L’automatisation de la gestion stock L’automatisation du bureau d’ordre La mise en place d’un système de messagerie électronique intranet. Etc.

Dans le cadre de notre projet de fin d’études, on nous a confié la mise en place d’une application du bureau d’ordre en intranet. Par le biais de ce présent rapport, nous allons détailler les différentes étapes pour réaliser ce projet. Nous commencerons par présenter le document de spécification associé au projet qu’on traite. En suite, nous exposerons notre étude conceptuelle, aussi bien sur le plan architectural et que sur le plan fonctionnel. Enfin, nous aborderons la phase de développement de l’application en justifiant les différents choix techniques et technologiques que nous avons dû faire.

ESSTHS

Rapport de stage de fin d’études

réaliser par Elgueroiel Hassen et Tili Olfa

Questionnaire

1Qu’est ce qu’un bureau d’ordre ?

Avant l’application : C’est un moyens de traiter les courriers physique « arrivée et départ » et qui nous permet de mettre de l’ordre dans le classement du courrier. Après l’applic[***]ation : Un bureau d’ordre est un logiciel qui permet de stocker les informations de chaque courrier reçu ou envoyé (numéro du courrier, date de réception, date de départ, sujet, expéditeur, délai (s’il existe), année.

2- Quel est la méthode pour chercher un courrier ?

Avant l’application : Il y a recours au registre d’inscription du courrier, à la date, au numéro d’ordre, à la destination ou à l’expédition et à l’objet. Après l’application : Recherche avec l’application permet de chercher selon plusieurs critères (remarque, numéro du document, référence, sujet, dans un intervalle de temps précis) Plus la recherche est précise plus le résultat est plus rapide.

3- Est-ce que la première méthode (courrier physique) permet à n’importe quelle personne de trouver facilement le courrier ?

Avant l’application : Oui n’importe quelle personne peut trouver facilement le courrier en ouvrant le registre de départ ou d’arrivée, si bien sûr elle fait partie du bureau d’ordre ou de l’administration, alors qu’elle n’a vraiment pas le droit de le faire. Après l’application : Pour la deuxième méthode, la recherche peut s’effectuer par n’importe quelle personne à condition qu’elle connaisse le mot de passe. Mais pour une sécurité plus évidente la secrétaire est la seule personne qui a un mot de passe pour modifier, supprimer et enregistrer le courrier.

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Rapport de stage de fin d’études

réaliser par Elgueroiel Hassen et Tili Olfa

4- En cas d’un courrier qui nécessite une réponse que faites-vous pour ne

pas l’oublier ?

Avant l’application : Les informations sont stockées dans des cahiers séparés (cahier départ, cahier arrivée, cahier de délais) ce qui pose des problèmes de recherche et de sur charge. Après l’application : Le stockage dans une base de données indique automatiquement l’état du courrier, il suffit juste d’introduire la remarque (répondu avec délais, sans délais…….) ce qui évite le problème de recherche.

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Rapport de stage de fin d’études

réaliser par Elgueroiel Hassen et Tili Olfa

Chapitre 1 Présentation générale

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réaliser par Elgueroiel Hassen et Tili Olfa

Introduction

Dans ce chapitre, nous mettons notre projet dans son contexte le plus général. Nous commençons par présenter l’organisme d’accueil, ensuite nous décrivons amplement le projet.

I. Présentation de l’organisme d’accueil

Notre projet a été réalisé au sein de l’Ecole Supérieure des Sciences et Technologies de Hammam Sousse(ESSTHS). L’ESSTHS se situe parmi les grandes écoles supérieures. Elle fut crée en 2006 conformément au décret n°1587 de 06 juin 2006. Elle connaît une forte croissance qualitative et quantitative liée à l'augmentation de l'effectif des étudiants ( de 150 étudiants en 2006-2007 à 600 étudiants inscrits pour l'année universitaire 2009-2010), au nombre croissant du personnel enseignant : (3 Professeurs, 7 Maîtres de Conférences, 19 Maîtres Assistants, 7 Assistants, 27 Contractuels, 6 Professeurs de l'Enseignement Secondaire, 2 professeurs, secondaires et à la diversification de la formation : (2 Maîtrises, 7 Diplômes de Techniciens Supérieurs) Cette croissance est accompagnée d'une nette amélioration au niveau de l'infrastructure pédagogique, scientifique et technique qui comporte actuellement : (3 amphithéâtres, 11 salles de travaux dirigés, 9 salles de travaux pratiques, 3 salles spécialisées pour l'enseignement de l'informatique, une bibliothèque, un réseau Informatique, Internet avec la possibilité de connecter 70 postes informatique simultanément.) Ces facteurs permettent à

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