Qu'est ce que l'audit ?

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L'audit de l'existant

L’audit du fichier des immobilisations permet de détecter les anomalies d’affectation, de définir le périmètre d’intervention et les nomenclatures d’inventaire.

• Détection des anomalies.

Dès la phase d’audit, nous allons recenser l’ensemble des lignes d’immobilisations inexploitables en l’état et nécessitant un retour aux factures.

• Définition du périmètre.

En fonction des informations recueillies lors de l’audit, l’on peut définir le périmètre des matériels et des sites à inventorier.

• Mise au point d’une Nomenclature.

Définie à partir de l’audit et avec l’aide du client, cette nomenclature va servir de référentiel lors de l’inventaire, pour en assurer l’homogénéité, et facilitera le rapprochement.

• Mise au point de la Nomenclature des paramètres de gestion.

Dans cette première phase de la mission, nous allons également mettre en place, et ce, dès le démarrage, des procédures, visant à garantir la fiabilité de l’inventaire. Ces procédures sont concrétisées par un document définissant tous les cas de figure de mouvements de biens.

La restructuration

Cette phase essentielle dans la mission, a pour but de rendre exploitable le fichier des immobilisations en vue d’un rapprochement avec le fichier d’inventaire, par l’Attribution d’une Famille de la Nomenclature pour chacune des Immobilisations.

Elle permet également de corriger certaines anomalies constatées lors de l'audit (libellé non significatif, quantités..), et ainsi permettra l’attribution d’une famille. Dans le cas ou cette opération n’est pas possible, il sera effectué un retour aux factures afin de ressaisir les libellés inexploitables, ressaisir les quantités...

Concernant les agencements et installations, notre approche consiste à repérer les superpositions d’immobilisations pour une même immobilisation. Au fur et à mesure des investissements, sans qu’il y ait eu de sorties correspondantes. Pour ce faire, nous retraitons ces immobilisations, afin que les collaborateurs du client soient en mesure de décider du maintien ou de la sortie des immobilisations liées aux Agencements et Installations.

La méthodologie suit le même cheminement que précédemment

3 L'inventaire physique

Nos équipes sont spécialisées « métier » et sont constituées pour chacune, d’un chef de projet et de consultants. Pendant toute la durée d’inventaire, une ou plusieurs réunions d’avancement et de mises au point sont organisées avec le client. Elles prévoient notamment : Etat d’avancement par rapport au planning, difficultés d’accès, biens difficilement étiquetables, caractéristiques à modifier, etc.

Sur le terrain, nos équipes sont munies :

• De la nomenclature mise au point lors de la phase préparatoire

• Des plans des locaux qu’ils ont à inventorier

• D’un lecteur codes à barres

• D’étiquettes codes à barres non significatives

Le rapprochement

L’objectif du rapprochement est de mettre en évidence :

• les excédents Comptables par rapport à la réalité du terrain

• Les excédents physiques par rapport à la comptabilité.

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