Publipostage word 2016

Publipostage avec Word 2016

1. Rédiger la lettre

Rédigez de façon habituelle votre lettre sur Word, en respectant les normes bureautiques et les consignes demandées. Enregistrez le document sous le bon nom.

1. Créer votre base de données via Excell

A partir d’un nouveau document Excell, entrez les coordonnées qui vous sont données en nommant chaque colonne (titre, société, nom, prénom, adresse, …).

Veillez à ne laisser aucune ligne ou colonne vide en haut de la page, ni entre les données.

Afin de faciliter le tri des colonnes, une fois les données encodées, transformez le tout en tableau. Pour cela, cliquez sur la première case (ligne 1, colonne1). Ensuite cliquez sur « insertion » puis sur « tableau ». Le programme sélectionne automatiquement toutes les données (si ce n’est pas le cas, faites-le manuellement). Cliquez ensuite sur ok.

Enregistrez le document sous le nom demandé.

[pic 1] 🡺 [pic 2]

Vous pouvez maintenant facilement trier vos colonnes en cliquant sur la flèche à côté de chaque titre (trier de A à Z).

1. Réaliser le publipostage

Revenez sur votre document Word.

1. Publipostage avec l’assistant Word

Cliquez sur « publipostage » puis sur « démarrer la fusion et le publipostage ». Sélectionnez l’option « assistant fusion et publipostage pas à pas ».

        Etape 1 sur 6 : Sélection du type de document : sélectionnez le type de document sur lequel vous travaillez. Cliquez ensuite sur « -> Suivante : Document de base » en bas à droite.

        Etape 2 sur 6 : Sélection du document de base : sélectionnez « Utiliser le document actuel ». Cliquez ensuite sur l’étape suivante.

        Etape 3 sur 6 : Sélection des destinataires : cliquez sur « Utilisation d’une liste existante », et juste en-dessous sur « sélectionner une autre liste… ». Récupérez le fichier Excell créé. Sélectionnez la feuille sur laquelle se trouve votre base de données, cliquez sur « ok ». Une fenêtre apparait alors avec vos contacts. Sélectionnez les contacts concernés (tous généralement). Cliquez sur ok. Passez à l’étape suivante.

        Etape 4 sur 6 : Ecriture de votre lettre : placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un champ et cliquez sur « autres éléments ». Insérez chaque élément souhaité. Pensez à insérer un espace entre chaque et à mettre en forme. Enregistrez le document et imprimez-le.

        Etape 5 sur 6 : Aperçu de vos lettres : vous pouvez ici visionner le résultat, lettre par lettre en cliquant sur les flèches.

        Etape 6 sur 6 : fin de la fusion : en cliquant sur « modifier les lettres individuelles », puis sur ok (« tous »), vous générerez un nouveau document Word avec toutes les lettres personnalisées. Enregistrez le document sous le nom demandé.

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