Le rôle du document dans la circulation de l'information

Thème 2 : Produire une information structurée

Le rôle de l’assistant de manager ne se limite pas à la recherche ni à la collecte de l’information. Ces productions passent par la création de documents. L’assistant de manager réalise des documents adaptés aux objectifs, aux usages, à la charte graphique et au contexte administratif et managérial.

Il doit aussi respecter des règles de standardisation. L’assistant de manager peut avoir comme mission, la réalisation d’une revue de presse ou d’un dossier documentaire sur un sujet déterminé. Dans le cadre de sa fonction, l’assistant de manager peut aussi être amené à intégrer des données comptables dans la réalisation d’un dossier. Des connaissances sur les informations comptables sont donc nécessaires.

Chapitre 1 : le rôle du document dans la circulation de l’information

Le document est à la fois un élément de communication et est un véhicule au réservoir de l’information.

Problématique : quels sont l’objectifs, le rôle et la structure d’un document ?

I – Le document

1. La définition

Le document est constitué d’informations structurées et d’éléments qui contiennent ces informations. Le document peut être privé lorsqu’il n’est utile que pour son auteur, collectif lorsqu’il est partagé par un groupe précis ou public lorsque ces destinataires ne sont pas connus. S’il est collectif, il participe à une chaine de document.

1. Le rôle du document

Le document est un moyen de mémorisation, de structuration et d’information. S’il regroupe ces trois qualités, il sera un moyen de transmission de l’information.

1. Les composants d’un document

• Support

• Papier
• Numérique

• Structure

• Formalisé ou non

• Présentation
• Contenu

• Image
• Son
• Animation
• Tableau

1. L’historique et la traçabilité d’un document

Un document peut varier et évoluer :

• Varier : modification sans incidence sur le contenu informationnel
• Evoluer : gestion des versions successives d’un document, une seule version applicable à l’instant donné.

La pérennité, gage de stabilité et permanence du document, la garanti de son intégrité sur le fond et la forme.

Sa traçabilité permet de suivre son historique depuis sa verion initiale jusqu’à la version actuelle du document.

        II – Le document numérique

1. La définition

Il y a 3 types de documents numériques :

• Le document numérisé (scan)
• Le document « né » numérique (document créer directement à partir d’un logiciel
• Le document mixte (combine le document « né » numérique et le document numérisé)

Le document numérique permet de facilité la diffusion de l’information, son accessibilité à distance ainsi que des consultations en simultané.

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