Le publispostage sur Word

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SOMMAIRE

Présentation du publipostage        2

La sélection des destinataires        3

Entrer une nouvelle liste        4

Directement sur Word        4

Sur Excel        5

Utiliser une liste existante (de source Excel)        6

La liste est positionnée sur la feuille entière du classeur        6

Sélectionner la liste dans la feuille de classeur        8

Utiliser vos contacts Outlook        10

Créer un publipostage        11

Démarrer la fusion et le publipostage        12

Sélection des destinataires        12

Modifier la liste de destinataires        13

Rédaction de la lettre        15

Utilisez un champ de fusion        15

Champs de fusion en surbrillance        16

Aperçu des résultats        17

Les règles        18

Présentation du publipostage

La fonction publipostage se trouve dans le ruban de votre fenêtre Word.

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Le publipostage permet à son utilisateur d’entrer les destinataires d’un document (une lettre, une enveloppe, une étiquette, etc…) facilement grâce à la combinaison d’une source de donnée et de votre document Word.

La civilité, le nom, le prénom, etc… et autres données seront incorporées à votre document sous forme de champs de fusion. Ce sont ces champs qui établissent le lien entre votre source de donnée et votre document Word.

Grâce à eux, les informations concernant le destinataire s’inscrivent automatiquement.

Vous pourrez même choisir les destinataires grâce à un simple filtrage de votre source de donnée.

Une fois terminé, vous procédez à une fusion de votre document Word et obtenez une copie de chacun de vos documents avec le même corps de texte mais détenant les informations destinataires personnalisés.

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Six types de publipostage sont disponible :

• Lettres
• Courriers
• Enveloppes
• Etiquettes
• Répertoire
• Document Word normal

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La sélection des destinataires

Vous devez sélectionner vos destinataires en utilisant une source de donnée qui contient une liste avec vos différents destinataires et leurs informations.

Pour ce faire, trois choix s’offrent à vous pour la sélection des destinataires :

• Entrer une nouvelle liste (directement depuis Word ou avec Excel)
• Utiliser une liste déjà existante
• Sélectionner vos contacts Outlook

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Entrer une nouvelle liste

Directement sur Word

Cliquer sur « sélection des destinataires », puis « entrer une nouvelle liste ».

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La fenêtre « créer une liste d’adresses » s’ouvre.

C’est ici, que vous entrez les différentes informations demandées, comme la civilité, le prénom, le nom, etc…

Vous pouvez personnaliser les champs en utilisant la fonction personnaliser colonnes.

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Cette liste sera par la suite enregistrée au format du logiciel Access.

Elle sera uniquement visible sur Word si vous ne possédez pas le programme Access.

Il est alors peut-être préférable de créer la liste depuis le logiciel Excel.

Sur Excel

Créer la liste de destinataire sur Excel à deux avantages :

• Vous pouvez facilement effectuer des calculs de donnés sur votre feuille de classeur
• Vous pouvez trier la source de donnée directement depuis Excel

Ouvrez le logiciel Excel.

Entrez les différentes informations que vous souhaitez intégrer et dont vous avez besoin (civilités, noms, prénoms, adresse, mail, date de naissance, etc…) dans les colonnes sur la première ligne.

Ces informations seront les titres de champs de fusion.

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Point Info :

Pour pouvoir commencer l’écriture d’une cellule par le chiffre « 0 », veillez à changer le format de votre cellule en « format texte ».

Autrement le chiffre 0 n’apparaît pas.

Le coin en haut à gauche de votre cellule deviendra vert.

Pour exemple, voir la ligne 8 et le code postal « 01000 » sur le tableau ci-dessus.

Utiliser une liste existante (de source Excel)

Vous possédez déjà une liste de source Excel.

Selon le positionnement de la liste sur votre feuille de classeur, vous aurez deux opérations différentes à effectuer.  

Soit :

• Votre liste est positionnée sur la feuille entière du classeur Excel et commence directement avec les titre de champs de fusion en première ligne.
• Votre liste ne se trouve pas sur la première ligne du tableau et d’autres informations sont présents sur la feuille.

La liste est positionnée sur la feuille entière du classeur

La liste commence directement à partir de la première ligne de votre classeur, et les en-têtes se trouve sur celle-ci, comme l’exemple ci-dessous.

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Sur Word, cliquez sur « sélection des destinataires », puis « utiliser une liste existante ».

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Une fenêtre « sélectionner la source de donnée » s’ouvre.

C’est dans cette fenêtre que vous allez sélectionner la source de donnée.

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Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur « ouvrir ».

Une fenêtre « sélectionner le tableau » s’ouvre.

Sélectionnez « Feuil1 ».

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