L'accès aux messages électroniques et leur sécurité.

on du centre de responsabilités chargé du système de gestion des documents ministériels;

les responsabilités et les lignes directrices de conservation et de disposition des documents électroniques et le rôle de l'utilisateur dans ce processus;

l'accès aux messages électroniques et leur sécurité.

7. Les mesures de respect de la vie privée et sécurité doivent être appliquées

À moins qu'un ministère ait mis en oeuvre des caractéristiques de sécurité comme le chiffrement, les utilisateurs des systèmes de courrier électronique ne doivent pas présumer ou s'attendre à la protection ou à la sécurité des renseignements personnels contenus dans son courriel.

Conformément à la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, les renseignements gouvernementaux sensibles doivent être protégés et leur accès doit être contrôlé. Il ne faut pas envoyer un courriel classifié ou protégé si les caractéristiques de sécurité du système ministériel de messagerie électronique ne sont pas activées. En cas de doute, veuillez consulter les spécialistes de la sécurité et de la gestion des documents.

8. Rôles et responsabilités :

Les gestionnaires de l'information/gestionnaires des documents

Le secteur de gestion de l'information/gestion des documents (GI/GD) des institutions de l'administration fédérale assume des responsabilités particulières à l'égard de la gestion des documents relatifs aux activités gouvernementales, y compris les courriels. Le secteur de gestion de l'information/gestion des documents est responsable de la gestion des documents ministériels, tout au long de leur cycle de vie, en plus de veiller à la bonne application des politiques, des lignes directrices et des procédures pertinentes. Le personnel du secteur de GI/GD offre son aide et ses conseils à diverses unités de l'institution sur la gestion des documents, y compris les courriels et les questions connexes.

Les gestionnaires

Les gestionnaires de l'administration fédérale doivent veiller à ce que le personnel/les utilisateurs reconnaissent leurs responsabilités à l'égard de la gestion des courriels.

Les gestionnaires doivent veiller à ce que leurs institutions respectives observent les politiques, les lignes directrices et les procédures de capture et de gestion des courriels.

Les utilisateurs

Tout le personnel est responsable de faire la distinction entre un message électronique traitant d'une activité officielle de l'administration fédérale et d'un message traitant d'une activité de nature personnelle. L'utilisateur doit effacer ce dernier après que le document en question a servi le but pour lequel il a été rédigé.

Tout le personnel est responsable d'acheminer un courriel traitant d'une activité de l'administration fédérale dans le système ministériel de gestion des documents. Le personnel de l'institution affectée à la gestion de l'information/gestion des documents peut conseiller sur la façon de procéder.

En cas de doute sur la valeur d'un message électronique à titre de document officiel, les utilisateurs doivent communiquer avec le personnel de l'institution chargé de la gestion de l'information/gestion des documents pour obtenir des conseils. Il est préférable de conserver ce genre de message que de le détruire et peut-être perdre des renseignements précieux et/ou de faire face aux sanctions liées à la destruction non autorisée d'un document.

Le personnel de la gestion des documents des institutions fédérales doit préconiser les pratiques exemplaires en exigeant

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