Gestion de l'information touristique

Société X

La Direction

Le 05 janvier 2017

À l’ensemble du personnel

Note d’information

Objet : mise en place d’une veille et d’une gestion électronique de documents.

        Ci-dessous la présentation des intérêts de l’installation d’une veille informationnelle et d’une gestion électronique des documents dans notre entreprise.

        La veille informationnelle consiste en la collecte d’informations et de leurs analyses, elle a pour but d’aider l’anticipation des changements en détectant les signes annonciateurs. Cette veille informationnelle nous permettra de mieux nous adapter aux nouvelles tendances des touristes et de pouvoir développer de nouvelles offres marketing (veille marketing), d’être informé de tout changement législatif (veille juridique), de trouver de nouveaux partenaires potentiels (veille commerciale), de surveiller les mouvements de la concurrence (veille concurrentielle) et enfin d’être au courant des dernières avancées technologiques (veille technologique). Ainsi la veille informationnelle permettra une réaction plus rapide et efficace de l’entreprise. De plus cela nous permettrai d’être plus compétitive et de pouvoir acquérir un plus grand marché.

        L’autre dispositif qui est envisagé est la GED ou GEID c'est-à-dire la gestion électronique de documents ou gestion électronique de l’information et des documents, représente tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée, elle touche toute les états du cycle de vie d’un document, de la création à la diffusion en passant par la gestion et le stockage. C’est donc avant tout une application s’intégrant dans le système d’information d’une entreprise. Les outils de GED proposent des fonctionnalités permettant de gérer toutes les étapes du cycle de vie, cela comporte des fonctionnalités comme la recherche et l’édition mais aussi une fonctionnalité collaborative qui permet à différents agents de travailler sur le même document. De plus elle permet de gérer des contenus comme des contenus web ou encore des contenus multimédias comme des photos ou des vidéos. De plus ce système impliquerait certainement une baisse de la consommation de papier. Ainsi la GED permettrai un stockage plus efficace et plus accessible, de plus elle permet de conserver le patrimoine de données de l’organisation et le patrimoine informationnel entre dans la prise de décision de différent domaine comme la production, la communication ou encore le marketing.

        La direction envisage de mettre en place ces dispositifs qui permettront a nos employés d’être plus efficace et a l’entreprise d’être plus compétitive.

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