Les activités administratives

I. 1. La collecte d’information

Une information est un ensemble de données et non un sens. L’information :

♥ Enrichit la connaissance

♥ Aide à prendre des décisions

♥ Répond à des objectifs des besoins

C’est une source pour le travail administratif. Elle est indispensable à sa réalisation.

Il faut savoir que trop d’informations = aucune information alors pour ne pas accumuler de l’information inutilement, la recherche doit être sélective, la démarche est la suivante :

♥ Définir un objectif : de quels renseignements ai-je besoin ?

♥ Choisir les sources : où trouver les informations ? (dans l’entreprise où à l’extérieur ?) A quel coût ? Dans quel délai ?

♥ Sélectionner les informations : sont-elles fiables, utiles et d’actualité ?

A. Les sources d’informations :

Origine des sources

Source interne à l’entreprise Source externe à l’entreprise

♥ Documents comptables et financiers,

♥ Documents juridiques … ♥ Média,

♥ Publications professionnelles,

♥ Documents institutionnelles.

Nature des sources

Source formelle (officiel) Source formelle (non officiel)

♥ Information quantitatives,

♥ Imprimés en ligne ou en papier. ♥ Informations qualitatives,

♥ Rumeurs,

♥ Réunions informelles,

♥ Conversations tél., Salon, Foires, …

Contexte des sources

Source primaire Source secondaire

♥ Brevet,

♥ Normes,

♥ Contrat, … ♥ Synthèse des documents des données,

♥ INSEE, …

B. Les méthodes de collecte d’informations :

♥ L’analyse documentaire,

♥ L’entretien,

♥ L’observation,

♥ Le questionnaire.

C. Les outils de recherche de l’information :

♥ Traditionnels :

♥ Les publications écrites (lois, imprimés, magazines, …),

♥ Les évènements,

♥ Les contrats personnels

♥ Support numérique :

♥ Les moteurs de recherche et les annuaires,

♥ Liste de diffusion,

♥ Les forums de décision,

♥ Les bases de données interne et en ligne.

II. 2. L’organisation du travail administratif :

A. Définition du travail administratif :

L’activité administrative a pour fonction de fournir les informations dont l’entreprise a besoin pour fonctionner.

Les acteurs (salariés) de l’entreprise sont aussi demandeurs (clients internes) et offreurs (fournisseurs interne) d’informations.

Cette activité peut se décomposer en plusieurs étapes :

1 Saisie Enregistrement dans les supports de stockage

2 Collecte Recueils auprès de différentes sources

3 Traitement Transformation afin de permettre la prise de décision

4 Diffusion Édition et transmettre les informations auprès des personnes concernées

L’activité administrative est une fonction transverse qui sert de soutien aux autres fonctions de l’entreprise.

Son organisation a donc trois enjeux principaux :

♥ Économie : Amélioration de la rentabilité

♥ Commercial : Amélioration de la satisfaction client

♥ Social : Amélioration du climat social

B. Description de tâches administratives :

L’analyse des tâches met en évidence les surcharges et les sous-échanges de travail :

Contrôle de la gestion du temps Grille

d’auto-pointage Permet de contrôler certaines tâches :

le

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