Les Contrôles Qu'il Doit Faire régulièrement Pour Suivre Son Entreprise

Les contrôles qu’il doit faire régulièrement pour suivre son entreprise :

Dans un premier temps et avant de mettre en place un système de contrôle interne, il Demande des reporting périodiques (mensuels ou bimensuels) des différents services et faire le recoupement :

• Du service commercial : l’état des ventes de la période par produit, famille de produits,

• Du service des achats : l’état des achats de la matière première et/ou des achats revendus, les encours Fournisseurs.

• Du service recouvrement : les encours clients et les délais accordés aux clients.

• Du service personnel : l’état de la masse salariale et des charges sociales.

• Du service financier : les disponibilités et les découverts bancaires, les balances : générale, âgée et auxiliaire.

Tous ces états lui permettent de faire des recoupements et des calculs des ratios significatifs de gestion tel que : la marge brute sur le chiffre d’affaires, l’endettement, la liquidité, la solvabilité, la productivité etc…

l’organisation qu’il doit mettre en place pour les différents services :

• La trésorerie

o Toutes les dépenses doivent être effectuées sur la base des pièces justificatives préalablement acceptées par les responsables.

o Toutes les dépenses font l'objet d'une pièce de dépense qui est classée de façon séquentielle dans un chrono de trésorerie.

o Sur chaque fiche de dépense est indiqué le numéro de pièce correspondant à la dépense (numéro de facture fournisseur par exemple).

o La comptabilisation des décaissements est rapide.

o La réception du paiement est réalisée par la comptabilité générale qui crée une fiche de recette comportant le nom du client, la facture payée et le montant. Seule cette pièce est transmise au service Client.

o La comptabilisation des encaissements est rapide.

o La personne qui enregistre une commande est différente de celle qui prépare la sortie de stocks, qui comptabilise la facture, et de celle qui reçoit le paiement.

o La personne qui émet une commande est différente de celle qui reçoit les marchandises, qui comptabilise l'achat, qui émet le chèque (ou accepte la traite).

• Les ventes

o Les commandes font l'objet d'une procédure d'acceptation.

o Une étude de solvabilité du client est réalisée pour toute commande émanant de nouveaux clients, conformément aux instructions de la direction financière (quelque soit le montant de la commande ou pour toute commande supérieure à un montant fixé).

o Un encours de crédit maximum est affecté à chaque client. Au delà de ce seuil, une acceptation spécifique est à obtenir.

o Les commandes acceptées sont enregistrées sur un bon de commande interne pré numéroté établi en plusieurs exemplaires.

o Il existe un chrono des bons de commande et toute rupture séquentielle est identifiée et investiguée.

o Chaque préparation de commande donne lieu à l'établissement d'un bon pré numéroté de livraison émis en plusieurs exemplaires.

o La personne responsable des sorties de stock vérifie que les préparations de commande correspondent aux bons de commande.

o La préparation de commande est pesée ou le nombre de colis compté et un contrôle est fait par rapport au calcul effectué par l'informatique.

o Une procédure de contrôle est mise en place pour s'assurer que toutes les commandes sont intégralement livrées. Par exemple: un listing des commandes non livrées est édité de manière régulière et est analysé, ou bien un chrono des bons de commande en attente de livraison existe.

o Il existe une gestion des livraisons partielles : par exemple, la commande initiale est soldée et une commande pour la partie non livrée est créée avec un numéro identique de séquence différente, la commande apparaît sur le listing des commandes en cours tant qu'elle n'est pas entièrement livrée.

o Toutes les expéditions (et commandes) sont connues des services intéressés.

o Toutes les expéditions correspondent à des marchandises commandées, et sont conformes aux commandes quant aux quantités, à la qualité, à la date de livraison, et au lieu de livraison.

o La société conserve par jour de livraison, les bordereaux signés des clients.

o La comptabilité vérifie que les factures de vente correspondent aux bons de commande et aux bons de préparation de commande.

o Toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement : - Vérification du programme informatique. - Sondage sur quelques factures.

o La politique de tarification, de conditions de règlement est pré-programmée. Toute condition spécifique consentie est avalisée par la direction.

o En cas de modification du tarif général de l'entreprise, tous les prix sont modifiés après autorisation de la direction et un contrôle de la mise à jour du fichier prix a été effectué.

o Les rabais, remises, ristournes et livraisons gratuites ne peuvent pas être accordés sans l'autorisation préalable des personnes habilitées.

o Les livraisons sont facturées rapidement.

o Un contrôle existe pour s'assurer que toutes les expéditions sont facturées. Par exemple: un listing des livraisons non facturées ou en attente de facturation est édité de manière régulière et est analysé.

o Les commissions des commerciaux sont calculées sur les ventes facturées individuellement et des commissions sont rapprochées globalement du chiffre d'affaires facturé du mois.

o Une réconciliation mensuelle est faite entre le chiffre d'affaires facturé ramené en coût d'achat et les mouvements de sortie des stocks.

o La facturation reçue des transporteurs extérieurs est comparée à la facturation émise envers les clients (Poids/nom du client).

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