Méthodologie du projet

s ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés.

Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur.

Un tel projet requiert la prise en compte :

des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1),

du choix de la solution de dématérialisation (2),

et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3).

1. Les éléments à prendre en compte préalablement à la mise en place d'un système de dématérialisation des documents comptables.

La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents.

A cette occasion, plusieurs questions se posent.

* Quels sont les documents comptables susceptibles d'être dématérialisés ?

Les entreprises peuvent tenir leur comptabilité sur un système informatique. Il existe de nombreux logiciels et progiciels de gestion et de comptabilité qui permettent aux entreprises de se passer du support papier.

Au plan fiscal, l'administration reconnaît que les comptabilités peuvent être informatisées et a, en conséquence, adapté sa réglementation en mettant en place un contrôle spécifique.

En outre, depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs factures. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces factures dématérialisées tiennent lieu de factures d'origine.

Sont donc visées les factures de ventes et les factures d'achats permettant la déductibilité de la TVA.

Réservé à l'origine aux flux français, le recours à la facturation électronique a été généralisé, depuis le 1er juillet dernier, à toutes les opérations intracommunautaires, et aux opérations réalisées avec des entreprises établies hors de l'Union européenne, sous réserve du respect de certaines conditions.

* Quelle est la législation à prendre en compte dans le cadre de la mise en place d'un système de dématérialisation des documents comptables ?

Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions. Dans ces conditions, sa dématérialisation implique de prendre en compte l'ensemble des législations applicables afin de garantir la valeur probante des documents dématérialisés.

Ainsi, la facture a une valeur comptable et une valeur fiscale pour ce qui concerne la déductibilité de la TVA. En outre, elle a une fonction probatoire, a fortiori lorsque les conditions générales de ventes ou d'achats figurent au verso du document.

* Quels sont les pré-requis nécessaires à la dématérialisation des factures ?

Le

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