Stratégie de mise en place d'un système de suivi évaluation

STRATEGIE DE MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE SUIVI EVALUATION DES PROJETS DU GROUPE SOMDIAA

INTRODUCTION :

La mise en place des dispositifs de suivi-évaluation répondait à des questions simples à énoncer mais difficiles à bien répondre :

 - quels effets produisent les actions de développement, ont-elles des effets attendus?

Comment adapter les actions menées pour corriger les écarts entre les objectifs visés et ce qui se passe sur le terrain ?

Il est donc essentiel de mettre en place des dispositifs de suivi-évaluation qui permettent :

- de suivre de façon permanente le déroulement du projet, les conditions de sa mise en œuvre, les difficultés rencontrées ;

- d’évaluer à des dates périodiques et à la fin du projet, les résultats obtenus.

Le suivi et l’évaluation fournissent un système d’information qui éclaire la prise de décision des différents acteurs (au niveau de réalisateurs directs, au niveau de l’appui, au niveau du financement).

Suivi et évaluation sont donc des outils de pilotage, distincts mais étroitement liés, qui s’appuient l’un sur l’autre.

Un système de suivi et d’évaluation qui fonctionne bien est une composante essentielle de la bonne gestion et de la redevabilité d’un projet. Un suivi et une évaluation réalisés en temps opportun et fiables fournissent des informations utiles pour:

 - Soutenir la mise en œuvre du projet/programme avec des rapports fiables, fondés sur des preuves, qui informent les gestionnaires et les décideurs en vue de guider et d’améliorer la performance du projet/programme.

- Contribuer à l’apprentissage organisationnel et au partage des connaissances en menant une réflexion sur les données d’expérience et les enseignements tirés, et procédant à des échanges, de façon à tirer pleinement parti de ce que nous faisons et de comment nous le faisons.

- Soutenir les principes de redevabilité et de respect des règles en montrant si notre travail a été réalisé comme convenu et selon les normes établies et les attentes des donateurs.

 - Offrir aux parties prenantes, en particulier les bénéficiaires, la possibilité de donner leur avis et leur perception sur notre travail, démontrant ainsi que nous sommes ouverts à la critique, et que nous voulons apprendre des expériences d’autrui et nous adapter à l’évolution des besoins.

- Promouvoir et célébrer notre travail en mettant en évidence nos réalisations et nos succès, ce qui influe sur le moral et contribue à la mobilisation des ressources.

Les Fondations du groupe Somdiaa après 10 ans activités voudraient davantage formaliser une stratégie de suivi évaluation propre au groupe qui doit pouvoir intégrer les aspects formels axés sur les données collectées au cours du travail traditionnel de Suivi Evaluation et les éléments informels de suivi et communication. Le Suivi Evaluation, doit être dans toutes les circonstances envisagées comme un système intégré de réflexion continu et de communication qui doit être planifié, géré et doté de moyens adaptés. 

La conception de ce système de Suivi Evaluation sera construite en six (06) étapes ou phases. Des tâches précises seront réalisées au cours de ces différentes phases et permettront de répondre à des questions bien précises.

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Étape 1 : Définir l'objectif et la portée du système de S&E

Le système sera relativement simple et s’appuyer sur les ressources et les capacités internes des Fondations (OT/Stagiaires). Une question à laquelle il faudra probablement répondre est de savoir si le système doit être axé sur l'impact/Produits et si nous voulons même surveiller les impacts de plus haut niveau.

Quelques autres considérations importantes en ce qui concerne la portée (la taille) du système de suivi et d’évaluation sont:

- la portée géographique du projet;

- l’ampleur démographique, notamment les populations cibles spécifiques et leur accessibilité;

- le calendrier ou la durée du projet, notamment les besoins en matière de suivi et d’évaluation existant avant et après le projet;

 - les ressources humaines et le budget disponibles.

Définir la portée du système de suivi et d’évaluation permet de recenser les principales manifestations et activités de suivi et d’évaluation – l’envergure (la portée) du système de suivi et d’évaluation.

Outil à utiliser :

1. Identification des parties prenantes ;
2. Analyse des parties prenantes

Étape 2 :  définition de la chaine de résultats et à l’identification des IOV

Il s'agit de définir pour chaque niveau hiérarchique des objectifs, un ou les indicateurs permettant de mesurer le degré de réalisation de l'objectif. Encore appelé théorie du changement (TdC) c’est une description de comment et pourquoi les activités devraient conduire à des résultats à court, moyen et long terme sur une période de temps.

Les indicateurs quant à eux facilitent la conduite d’une gestion orientée sur les résultats. Ils rendent le suivi et l’évaluation possibles et plus précis, en permettant d’éliminer au maximum l’arbitraire dans le jugement ainsi que la narration inutile. L’identification des indicateurs permet donc l’inscription d’un projet sur une ligne directrice relative aux résultats auxquels il doit parvenir.

Pour les Fondations du groupe Somdiaa, un indicateur est retenu s’il est SMART, c’est-à-dire Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporal, et s’il obéit à un certain nombre de critères.

Un indicateur est spécifique quand il ne correspond qu’à une seule idée et donc ne permet d’apprécier qu’un objectif spécifique. Il est mesurable s’il peut être chiffré afin de permettre le suivi et l’évaluation. Il est acceptable s’il est ambitieux certes, mais pas trop. Il est enfin réaliste et l’atteinte de la cible s’inscrit dans le temps.

NB : Les critères qui gouvernent le choix des indicateurs sont les suivants :

- Critère d’adéquation et de pertinence : il est important, de s’assurer dans un élan participatif, de la pertinence de l’indicateur à choisir ainsi que son adéquation avec les réalités du contexte.

- Critère de disponibilité des données : il est important de s’assurer que les données soient bien disponibles et accessibles. En effet, sans ces données, il est impossible de construire l’indicateur.

- Critère de fiabilité et de vérification : il est nécessaire que l’indicateur soit fiable et objectivement vérifiable, c’est-à-dire qu’il doit être sincère et exact et la source de vérification doit être accessible. La notion « objectivement vérifiable » ne laisse place à aucune manœuvre tendant à manipuler les résultats du suivi-évaluation. Cela permet ainsi de crédibiliser les résultats obtenus dans l’évaluation des performances du projet ou programme concerné.

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