Audit interne

CONTROLE INTERNE ET AUDIT

1. LE CADRE GENERAL DE L’AUDIT

1. CAS IMOSEM

Difficulté : **

À la suite d’incohérences constatées lors de ses contrôles, le chef comptable de la société d’économie mixte locale IMOSEM a mis au jour un détournement de fonds par un comptable de l’entité. En complément de la mission récurrente qui le lie à la société, il a été demandé à votre cabinet d’effectuer l’évaluation du montant du détournement de fonds et l’impact sur les états comptables. La direction financière d’IMOSEM a consulté votre cabinet pour définir les limites de la mission et le budget y afférent. Ils seront consignés dans la lettre de mission. Il vous a été demandé :

• de déceler les incohérences sur la chaîne des encaissements de règlements de locataires du «secteur civil »,
• d’en rechercher l’origine et de proposer des corrections comptables,
• de chiffrer les fonds détournés et de présenter l’impact sur les états financiers,
• de vérifier la pertinence et le respect des procédures de contrôle interne et de faire des préconisations.

ANNEXE

Les missions d’audit

Dans le domaine des missions diverses qu’il est appelé à effectuer, l’expert-comptable doit exercer ses compétences dans le respect des normes professionnelles. Cependant, la diversité des situations et des besoins nécessite qu’une place soit laissée à des missions contractuellement définies. Face à de telles missions, un effort de formalisation de l’intervention est néanmoins nécessaire pour gérer au mieux le rapport coût-efficacité et pour valoriser la prestation. Cette mission, abordée sous l’angle d’un audit de la chaîne des encaissements, permet de mettre en œuvre une méthodologie se référant aux normes professionnelles des experts-comptables et des commissaires aux comptes :

• prise de connaissance de l’environnement et des caractéristiques de l’activité,
• prise de connaissance et analyse des procédures de contrôle interne relatives à l’organisation et au traitement de l’information financière,
• incidences sur la mission et sur le programme de contrôle,
• phase de contrôle et de collecte des éléments probants,
• travaux de fin de mission,
• établissement du rapport.

• Prise de connaissance de l’environnement et des caractéristiques de l’activité

La société a pour activité l’aménagement, la construction et la gestion locative, elle a subi de plein fouet les difficultés du secteur immobilier. Un contrôle fiscal difficile et un audit de la Caisse des dépôts et consignations ont perturbé le bon déroulement des travaux comptables durant l’année. Ces circonstances particulières ont provoqué un ensemble de demandes exceptionnelles au niveau du service comptable. Cette situation a occasionné des négligences, tant au niveau des tâches courantes qu’au niveau de l’encadrement. La réunion de ces éléments et la mise à pied du comptable concerné ont annoncé une période de bilan tendue.

Le service comptable est divisé en quatre secteurs correspondant aux diverses activités de la société. Le « secteur locatif civil » recoupe l’ensemble de la gestion comptable des encaissements et des décaissements rattachés à la gestion du parc de logement d’habitation.

Les comptes locataires sont gérés par un « service gestion ». Il effectue les quittancements qui sont interfacés sur le logiciel comptable dans les comptes clients. Il réceptionne les règlements des locataires. Le service gestion effectue l’imputation des règlements sur les comptes clients et les comptes de trésorerie sont mouvementés automatiquement.

Le service comptable réceptionne les règlements transmis par la gestion, prépare les remises bancaires des chèques et des espèces, remet les espèces aux convoyeurs et porte les chèques en banque. Les règlements clients sont complétés par le versement des allocations logement versées directement par la CAF. Le comptable est chargé de l’imputation des versements de la CAF, du lettrage des comptes clients et des rapprochements bancaires. Le comptable mis en cause est lui-même locataire de la société.

Une collecte de document complète cette prise de connaissance : textes législatifs et réglementaires applicables à l’activité locative, plan comptable professionnel, notes de procédure comptables, schémas comptables applicables à l’activité, contrat avec la CAF, contrat de bail type, manuel de procédures interne, rapport d’audit et du contrôle fiscal...

• Prise de connaissance et appréciation du contrôle interne

La prise de connaissance permet d’obtenir une compréhension suffisante des particularités de l’entreprise et, plus spécialement, des services concernés par l’audit. Elle prend appui notamment sur :

• les informations obtenues par l’expert-comptable lors de la prise de connaissance de l’environnement,
• l’organisation des services liés au cycle des encaissements clients,
• l’existence des procédures de contrôle interne,
• l’examen analytique des documents de base du contrôle interne.

Et ceci à l’aide :

• d’entretien avec les intervenants,
• des diverses publications internes,
• des rapports précédents de l’expert-comptable.

Les procédures de contrôle interne relatives à la fonction comptable, de manière générale, ont pour but de contrôler :

• que toute l’information arrive et est enregistrée (critère d’exhaustivité),
• que les opérations sont réelles et concernent l’entreprise (critère de réalité et de propriété),
• que les opérations sont régulièrement enregistrées (pour le bon montant, dans la bonne période, et sous la bonne rubrique) notamment pour assurer la protection des actifs, du patrimoine et des ressources, la fiabilité et la qualité de l’information financière.

Les objectifs de l’audit portant essentiellement sur la chaîne des encaissements clients,seules les procédures concernant les cycles suivants sont étudiées :

• ventes-clients
• trésorerie-recettes
• banques-caisses

L’analyse a essentiellement pour but de vérifier qu’il existe des procédures permettant de s’assurer que :

• les services rendus sont facturés et enregistrés,
• les créances sont recouvrées avec célérité,
• la séparation des fonctions est suffisante,
• toutes les recettes sont intégralement remises en banque,
• toutes les recettes sont comptabilisées, correctement imputées, totalisées, centralisées,
• tous les mouvements de trésorerie sont correctement comptabilisés,
• la sécurité des fonds est bien assurée.

Cette appréciation permet de repérer les faiblesses dans la conception ou le fonctionnement des procédures pour ensuite orienter les contrôles sur les activités et sur les traitements pour lesquels l’analyse aurait révélé des risques.

...