Les Appels D'offre

PARTIE 1 : TRAITEMENT DE L’APPEL D’OFFRES

A. QU’EST-CE QU’UN APPEL D’OFFRES ?

1 – Définition

L’expression « appel d’offres » exprime deux choses en une, c’est à la fois une procédure de conclusion de marché er un document émis par un acheteur potentiel dans lequel il exprime les besoins tant sur le plan technique, financier que commercial. Ce sont les administrations publiques, les organisations internationales, les grandes entreprises qui réalisent une partie de leurs achats en utilisant la procédure de l’appel d’offres. Cette procédure concerne surtout les grands projets industriels, les achats d’équipement, les travaux d’infrastructures mais également l’achat de produits de base (matières premières…), les produits de consommation courante (denrées alimentaires….). Ce sont des achats qui sortent du processus classique par leur complexité, leur montant, leur durée ou les trois à la fois. Donc cette procédure permet à l’acheteur d’obtenir plusieurs offres pour un achat futur et donc de choisir celle qui correspond le mieux à ses besoins, et elle permet aux fournisseurs de se faire connaître et donc d’élargir son horizon de développement.

2 – Structure

L’appel d’offres est constitué de cahiers des charges (décrit la totalité du projet et des contraintes) technique et commercial. On parle aussi de projet commercial ou de règlement de la consultation (synonymes). L’appel d’offre est aussi constitué de l’acte d’engagement.

3 – Les différents types d’appel d’offres

Il en existe trois principaux :

- L’appel d’offres international ouvert : il s’adresse à tout le monde.

- L’appel d’offres restreint : il s’adresse à certains pays seulement ou certains exportateurs potentiels qui ont les compétences et les capacités nécessaires (appel d’offres extrêmement pointu techniquement qui sera précédé d’une procédure de pré-sélection ; pré-qualification).

- L’appel d’offres de gré à gré : il s’agit d’une restriction poussée à l’extrême puisque l’acheteur sélectionne pour négocier et signer.

4 – Les mécanismes de l’appel d’offres

L’appel d’offres fait intervenir différents opérateurs, les principaux sont :

- L’adjudicateur est l’organisme public ou privé, qui définit le projet, recherche le financement, rédige les cahiers des charges et choisis son fournisseur.

- Les soumissionnaires sont les entreprises intéressées et désireuses de répondre à l’ensemble de l’appel d’offres ou seulement une partie en remettant leurs offres (appelées les soumissions).

- L’adjudicataire est l’entreprise retenue pour exécuter le marché.

5 – Le dossier de pré-qualification

Rôle et but

Ce dossier existe mais n’est pas systématique, la pré-sélection des entreprises est précisée dans l’appel d’offres, qui est un appel d’offres restreint. La pré-sélection est précisée dans l’appel d’offres. Compte tenu des cas suivants : marché complexe, techniquement, lourd financièrement, requérant des compétences spécifiques et des capacités de production importantes.

Le dossier de pré-qualification est une sorte de filtre permettant à l’acheteur de se voir soumettre des offres futures optimales à tous niveaux. Parfois un dossier de pré-qualification est requis pour permettre l’homologation d’un fournisseur (dans certains pays pour des histoires politiques).

Structure

Le dossier a un but marketing de mise en valeur de l’entreprise. Pour une présentation optimale de ce dossier, on retiendra un plan type en 4 chapitres :

- Présentation de l’entreprise : points forts/faibles, organigramme (situation de concurrence), capacité de production.

- Présentation financière de l’entreprise : bilan des 3 dernières années, validé par le commissionnaire aux comptes, lettres de recommandations bancaires, valeur de l’action.

- Présentation juridique de l’entreprise : statuts de l’entreprise

- Présentation de la position de l’entreprise face au marché, au projet fur  Offre

Procédure de remise d’un dossier de pré-qualification

Un tel dossier coûte très cher : le réaliser, le relier, le légaliser.

Précaution évidente : faire une étude économique et rapporter le coût du dossier au contrat, de même s’il n’y a pas de mention précise, le mener sur place en main propre.

B. LE TRAITEMENT DE L’APPEL D’OFFRE

1 – Comment retirer un appel d’offre ?

Marchés publics : les annonces sont consultables au Journal Officiel et plus précisément dans le bulletin officiel des annonces de marchés publics. Le cahier des charges sera gratuit.

Marchés privés : les annonces sont sur internet et dans des revues spécialisées. Le document complet de l’appel d’offre s’achète pour permettre à l’acheteur de s’assurer des intentions du fournisseur potentiel et pour amortir ses frais d’étude.

2 – Les cautions (garanties bancaires)

Une caution est un engagement bancaire qui garantit ai bénéficiaire (acheteur) la bonne exécution d’une prestation de l’émetteur (vendeur) qui l’a met en place. Une caution n’est pas un versement ou un dépôt d’argent. Ce n’est qu’un engagement bancaire, c’est-à-dire, un engagement à payer en cas de défaillance. Une fois arrivée à son terme et si les obligations contractuelles ont été remplies, on dit que la caution est levée et non remboursée.

Les cautions sont au nombre de 5 : on parle de caution directe ou indirecte. Les cautions ou garanties du marché sont utilisées tout au long de la procédure de l’appel d’offres et elles sont devenues indispensable pour sécuriser les transactions.

(Voir fiche sur les cautions)

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