Étude de cas management achat

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CAS VVRBTP

Management des achats

Année 2018-2019

Étude de cas MUOSE

I/ Société :

La société VVRBTP est créée le 10 juillet 1998. Forme juridique SARL.

Le secteur d’activité de VRBTP est principalement la construction : bâtiment, génie civil, et VRD (voies réseaux divers). La Société VVRBTP regroupe 300 personnes divisées en deux départements : Administratif et Financier d’une part, et Technique d’autre part (les chantiers). Tous sont sous la direction du Gérant.

II/ Organigramme : (Annexe 1)

Au sein de cette Société de taille moyenne, il est aisé de percevoir l’interaction constante entre les différents services, où on distingue deux circuits de création de richesse :

• la production sur les chantiers
• la gestion des achats au siège

Répartition des tâches

Gérant

Questions techniques liées à la production Représentation de la société

Recherche de nouveaux marchés Aspects administratifs et financiers

Caisse Facturation

Émission des bons de commande Relais entre les chantiers

 Assistante de Direction

Division Administrative et Financière

Secrétariat/Commercial/Cellule achat /Comptabilité/RH

Division technique

Chef de chantier/magasinier/métreur/chef d’équipe/personnel exécutant

III/ PROCESS ACHAT : (Annexe 2)

Pour la Société VRBTP l’approvisionnement des chantiers, est essentiel à son activité notamment en matières premières (graviers/ciment/…) La procédure achat se déroule comme suit :

1. Consultation

On peut appeler aussi cette Étape 1 : La formalisation des besoins. Le demandeur qui se trouve sur le site (chantier) en la personne du chef de chantier, émet une demande d’achat de matières premières en indiquant :

La désignation : les articles dont il a besoin (matière première…)

La quantité : estimation de la quantité

(C’est à ce moment-là que le chef de chantier consulte le magasinier pour connaitre le stock outil nécessaire à la réalisation du chantier)

Cette demande d’achat doit être transmise au siège (service achat), puis l’assistante de la direction consulte les fournisseurs, cela consiste à constituer une base de données des prix, des qualités et des délais de livraison.

Après l’étude des offres, l’assistante de direction désigne :

-nom des fournisseurs retenus.

-le prix obtenu.

-code affaire.

1. Vérification

Après la rédaction d’un bon de commande composé de :

-Numéro de la demande d’achat.

-Désignation des articles.

-Prix unitaire, quantité

Le service des achats adresse le Bon de Commande au fournisseur.

1. Réception de la matière commandée avec un bon de livraison du fournisseur :

Au fur et à mesure du déchargement de la matière commandée sur le site (par semaine), le service achat reçoit le bon de livraison du fournisseur et procède à la vérification de la conformité de la quantité et la qualité commandée avec le chef de chantier.

1. La facture fournisseur

Le responsable sur le site transfère le BL au siège (service comptabilité).

Le comptable fait une transformation du BL en Bon de Réception puis du BR en facture virtuelle.

Dès la réception de la facture réelle du fournisseur le service comptabilité la compare avec la facture virtuelle.

Si différentiel entre la facture virtuelle et la facture réelle :

Dans ce cas l’assistante de direction procède aux vérifications auprès du fournisseurs et en interne auprès des chefs de chantiers. Si l’erreur est avérée elle demande les changements à effectuer auprès des fournisseurs ou, dans le cas contraire elle valide la facture pour passage en comptabilité.

Depuis 2016 la société enregistre un recul de son activité avec de moins en moins de chantiers confiés. En effet, cela correspond à la période pendant laquelle l’assistante de Direction a été dans l’obligation de s’absenter pendant 3 mois pour maladie. Jusqu’à présent le Gérant la remplaçait pendant ses absences qui n’ont jamais dépassées 3 semaines.

Mais, cette fois-ci, les retards de livraison de matières premières ont eu des conséquences importantes sur les dates de livraison des chantiers.

Le service comptabilité a dû faire face à une augmentation des erreurs de facturation fournisseurs. (Différentiel entre prévisionnel et facturation réelle)

Les résultats ont été impactés et l’image de fiabilité de l’entreprise entachée. Le processus achat de l’entreprise n’a pas été modifié depuis sa création.

Lors d’une réunion départementale des dirigeants des entreprises du BTP, le Gérant assiste à une présentation d’une formation proposée par l’organisme CDAF formation. (Annexe 3)

Suite à cette formation, et après étude de l’évolution de la fonction achat au sein des entreprises dans le secteur du BTP (Annexe 4 et 5) le constat de la mise en cause du processus des achats dans les difficultés rencontrées actuellement est évident. Il décide d’engager un Responsable achat afin de restructurer la cellule. (Annexe 6)

Après étude des éléments existants, quelles préconisations peuvent être faites pour permettre aux chantiers d’être livrés en temps et en heure ?

Comment éviter la consultation systématique des fournisseurs par chantiers et à chaque formalisation des besoins ?

Comment simplifier le processus achat de l’entreprise pour assurer une baisse des erreurs de facturation ?

Autant de questions auxquelles vous devrez répondre en repensant globalement la stratégie achat de l’entreprise VVRBTP compte tenu de l’évolution de la fonction achat.

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